Échanges hors Europe : point de vue logistique : à vous de jouer !

1. Assurance / mutuelle

En cas d'accident dans le cadre de vos activités universitaires, certains frais (dépenses médicales et responsabilité civile vis-à-vis de tiers) peuvent vous être remboursés par l'assurance ULB. Cette assurance est complémentaire à votre mutuelle. Si vous n’êtes pas en ordre avec celle-ci, vous ne serez pas couvert par l’assurance de l’ULB. A noter également qu’une assurance particulièrepdf doit être contractée pour un séjour dans un pays dit « à risque », en principe à vos frais. Enfin, en raison de l’inexistence d’un système de sécurité sociale dans certains pays, tel que l’Amérique du Nord, certaines universités peuvent exiger l’inscription à une assurance locale.

2. Organisation du voyage

L’organisation pratique de votre voyage (billet d’avion, documents nécessaires, vaccins, bagages, …) est de votre ressort. Nous ne pouvons que vous conseiller de vous y prendre assez tôt afin de bénéficier des meilleures conditions et de ne rien oublier !

3. Visa

Les démarches vis-à-vis des services d’immigration seront très différentes selon votre destination, et même fonction de la durée de votre séjour (surtout pour le Québec et le Canada). Certaines universités (Japon) demandent déjà quelques formalités pour l’obtention du visa en parallèle avec le dossier académique. Quel que soit votre cas de figure, il faut veiller à vous préparer bien à l’avance et à vous procurer un passeport en règle. N’attendez pas de recevoir la lettre d’acceptation pour vous y mettre : cela peut prendre jusqu’à deux mois de procédure !

4. Logement – Vie sur place

Tous les points liés à l’organisation pratique de votre séjour sont du ressort de l’université d’accueil. La plupart du temps, votre lettre d’acceptation sera accompagnée d’un petit dossier informatif sur votre séjour. En attendant la réponse de l’université partenaire, rien ne vous empêche de vous renseigner sur les différentes possibilités, notamment sur leur website. Pour certaines autres destinations vous serez malheureusement plus livrés à vous-même. Nous vous conseillons dans ce cas de prévoir votre arrivée quelques temps avant la rentrée académique afin de vous familiariser sur le terrain, de trouver les informations vous-même et de prendre vos dispositions à temps.

5. Connaissance en langues

Une connaissance minimum de la langue du pays d’accueil est évidemment indispensable pour suivre les cours dans de bonnes conditions. Certaines universités exigeront une preuve de cette connaissance : lettre d’un professeur de langues, certificat d’une école, preuve de formation complémentaire, voire même test officiel (TOEFL par exemple) et pourraient vous refuser au motif que votre niveau ou vos résultats ne sont pas satisfaisants.