Cellule de support centralisé pour l'organisation de conférences scientifiques

Karine TRIQUENEAUX

Dpt Rech, Missions transversales

tel 02 650 3062,

Campus du Solbosch

ULB CP161, avenue F.D. Roosevelt 50, 1050 Bruxelles

La cellule de support centralisé pour l'organisation de conférences scientifiques a pour vocation de vous aider à organiser efficacement et sans stress vos évènements.

Nous vous accompagnerons dans vos différentes démarches (demande de subsides) et vous déchargerons d'une partie de l'opérationnel. Nous nous chargerons des contacts avec les services internes et les prestataires tiers (centres de congrès, hôtels, traiteurs).


Cette cellule qui a vu le jour dans le cadre, et avec l'aide, du projet FEDER icity.brussels vise à supporter en priorité des conférences de 50 à 2000 personnes, s'étalant de préférence sur plusieurs jours, avec réservation de chambres et, pour les évènements scientifiques de très grande ampleur, avec externalisation des auditoires. Néanmoins nous sommes également disponibles pour aider à l'organisation de conférences plus petites.


Nous sommes conscients que devant l'ampleur du travail que peut représenter l'organisation d'une conférence, beaucoup de chercheurs hésitent à se lancer dans l'aventure. Ces conférences s'avèrent pourtant souvent très bénéfiques pour leur visibilité. Il est évident qu'organiser de tels évènements dans nos murs ou dans l'environnement proche de l'ULB contribue également à la réputation de notre Institution.


L'objectif de la cellule de support centralisé est de vous faciliter la vie. Bien sûr, l'organisation d'une conférence nécessitera toujours l'investissement d'un responsable académique et de son secrétariat local. En particulier, les demandes de subsides seront faites à son nom et il sera titulaire des comptes ouverts à cette occasion.


Le guidepdf reprend l'ensemble des démarches à suivre pour organiser une conférence. Vous y trouverez de nombreux conseils pratiques et les noms des personnes ressources à l'ULB et de contacts externes.