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CLOUD libre et sécurisé: Owncloud & Nextcloud >>> ULB-VUB

[id : 529] [05/02/2019] [hits : 885]

Owncloud 10.0.10  

Platform for storage services, file sharing and various online applications. It is presented as an alternative to Dropbox, which is based on a public cloud. In OwnCloud / Nextcloud, data storage is done within the university infrastructure and accesses are subject to the IT security policy of the university.

Principales fonctionnalités
Owncloud dispose de nombreuses fonctionnalités, les principales sont:
La synchronisation de fichiers entre différents ordinateurs ;
Un Stockage sécurisé (chiffrement des fichiers) ;
Le Partage de fichiers entre utilisateurs ou publiquement.
Mais aussi d'autres que nous allons voir par la suite (calendrier, agenda notamment).




Enregistrer un fichier sur owncloud:

Pour enregistrer un fichier sur Owncloud, il suffit de cliquer sur le l'icône proposée dans la
zone des dépôts. Trois possibilités vous sont proposées:
- Téléverser: permet d'aller chercher un dossier ou un document sur votre ordinateur pour l'importer sur votre Owncloud.
- Dossier: permet de créer un nouveau dossier dans votre Cloud.
- Fichier texte: permet de créer un nouveau fichier dans votre Cloud.
Les dossiers ou fichiers importés ou bien nouvellement créés se retrouvent sur la page d'entrée des
dépôts. Il est ensuite très facile de les classer ou les déplacer dans vos différents répertoires si nécessaire.



Partager un fichier / un dossier

L'icône " partager ", qui se trouve à droite de vos dossiers ou de vos documents disponibles,
ouvre une nouvelle partie à droite de l'écran.
Le menu " Partage " vous ouvre sur les différentes options de partage possible:

a. Partager avec des utilisateurs

Cette option vous permet de saisir dans la cellule une adresse mail
directement ou bien de retrouver une personne dans vos contacts
pour lui partager votre document ou votre fichier sélectionné.

b. Partager avec un lien public

Owncloud propose de vous générer un lien qu'il est possible
d'envoyer par mail ou de le distribuer publiquement à toutes
personnes ou groupe souhaités.
Il suffit de cliquer sur l'option "Partager par un lien public". Le lien
créé se trouve juste en dessous dans la cellule de copie.
L'icône " Copier " vous permet de le récupérer pour le partager.



Gestion des droits:

Lors du partage vous pouvez choisir avec le menu déroulant à droite de votre contact les droits que
vous attribuez à ce dernier. Ainsi il est possible, lors de partage multiple, de restreindre ou d'élargir
les droits. Par exemple, un contact ou un groupe ne pourra que consulter le document (droit de
lecture) alors qu'un autre pourra éditer (droit d'écriture) ou supprimer ce même document. Très
pratique pour le travail de groupe ou pour sauvegarder l'avancée de votre travail.


Autres fonctionnalités:

Owncloud / Nextcloud propose de nombreuses fonctionnalités en lien avec le
stockage en ligne de données tel que:
- Favoris: vous permet de stocker toutes vos pages favorites de votre
navigateur web.
- Notes: prendre des notes sur un cloud vous assure de ne plus perdre vos
post-it !
- Tâches: en lien avec l'agenda, il vous permet de détailler ce que vous avez à
faire selon les catégories préalablement créés dans l'agenda. Exemple: dans la catégorie
" Personnel " de mon agenda, je crée la tâche " faire les courses ". A cette tâche vous pourrez y
ajouter une sous tâche (tel que: " prendre les tickets restaurants ") et la mettre en avant
(catégorie " Important ").
- Galerie: en lien avec vos fichiers, il regroupe toutes les images que vous stockez sur votre cloud.
- Activité: en lien avec toutes les autres fonctionnalités, il retrace tous ce que vous avez effectué sur
votre compte (ajoute de tâche, d'un agenda, d'un fichier, etc.) ces derniers temps.
Deux autres fonctionnalités méritent d'être plus approfondies: la gestion de l'agenda et des
contacts, présentées ci-dessous.


1) Calendrier:



- La création
Pour créer un évènement, cliquez sur la date de ce dernier. Il vous faudra alors remplir quelques
informations concernant votre évènement. Répétez autant de fois qu'il vous est nécessaire, même
sur le même jour.
- Le partage
L'agenda vous permet de planifier votre journée, semaine ou mois, et de le partager avec d'autres
personnes. Dans l'onglet " nouvel agenda ", il vous suffit de cliquer " + nouvel abonnement ", lui
attribuer un nom et une couleur. Vous pourrez ensuite gérer les droits de cet agenda en cliquant sur
"<:", soit en sélectionnant un utilisateur, soit en créant un lien que vous pourrez partager (que vous
pourrez envoyer par mail, ou simplement en retirer un lien).
- L'import
Pour importer d'autres agenda, il faudra se diriger vers " Paramètres et importation " en bas à gauche
de votre écran. " Importer un agenda " vous permet, lorsque vous avez pu télécharger un fichier VCS
ou ICS d'un autre agenda, de l'importer directement de votre ordinateur.



2) Contacts:



- La création
Pour créer un contact, cliquer " Nouveau contact ", une séries d'informations sur la personne vous
sera demandée. Vous pourrez, après création, télécharger ce contact sur votre ordinateur (.vcf).
- Le partage
Le partage du carnet d'adresse se déroule dans " Paramètres " en bas à gauche de votre écran. Vous
aurez ici trois options: le téléchargement de tous les contacts (en.vcf), le partage de l'URL du carnet
d'adresse ou par le nom d'utilisateur de la personne à vous souhaiter communiquer vos contacts.
- L'import
Il se déroule comme pour l'import d'un agenda. Il suffit de cliquer sur " Importer " pour rechercher
directement sur votre ordinateur un fichier (.vcf) préalablement téléchargé.
- Les groupes
Le système de groupe sur nextcloud fonctionne par tag. Vous pouvez, lors de la création d'un contact,
lui attribuer dans le champs Groupe un ou plusieurs mots séparés d'une virgule. Ces mots sont des
tags. Nextcloud enregistre automatiquement ces tags, et ce sont vos nouveaux groupes. Vous
pourrez les utiliser lors des partages ou lors de la création de nouveaux contacts, ils seront alors
disponibles en auto-complétion.
Notons que ce système de tag est pratique pour attribuer à un même contact plusieurs groupes
distincts. Par exemple pour cette formation les intervenants ont créé un groupe Formation pour
partager les documents, mais nous sommes déjà tous dans un plus grand groupe Travail.




SYNCHRONISER OWNCLOUD SUR VOTRE ORDINATEUR:

Interface des contacts

A. Téléchargement et installation du client:

Nous allons ici expliquer l'installation du client Owncloud sur votre ordinateur et la synchronisation
(écriture de votre dossier Owncloud sur le disque dur de votre PC) de votre cloud sur votre
ordinateur. Le fonctionnement et les étapes sont les mêmes si vous souhaitez utiliser Nextcloud
plutôt que Owncloud.

1) Aller sur le site Owncloud, et télécharger le client logiciel d'Owncloud sur votre ordinateur
(Owncloud desktop).

2) Télécharger le.zip si vous êtes sous Windows. Si vous êtes sous Linux, choisissez votre
distribution et entrer les lignes de commandes correspondant à votre distribution dans le
Terminal de votre ordinateur (ctrl + T). Le logiciel est installé.

B. Authentification et fonctionnement:

1) Une fois le client installé sur votre ordinateur, lancez le logiciel.
Nom du serveur ULB-VUB ( owncloud.ulb.ac.be )

2) Owncloud vous demande alors vos identifiants:
- Utilisateur: netID
- Mot de passe: celui de votre netID

3) Vos identifiants sont reconnus et authentifiés par Owncloud/Nextcloud, vous avez désormais accès à vos
fichiers directement depuis le client Owncloud/Nextcloud sur votre ordinateur (vous devez être
connecté à Internet pour mettre à jour les fichiers présents sur votre espace de stockage).
Owncloud vous demande de choisir un emplacement pour votre dossier Owncloud en local
(les fichiers seront copiés dans ce dossier, sur le disque dur de votre ordinateur).

4) Le dossier est alors copié depuis le cloud sur votre ordinateur, vous pouvez consulter les
fichiers présents sur votre cloud directement depuis votre ordinateur.

Attention:

- si vous ajoutez un fichier dans votre dossier en local, il ne sera synchronisé qu'a la prochaine
connexion de votre ordinateur à internet.
- Si vous ajoutez un fichier à votre cloud depuis votre ordinateur ou un autre appareil, celui-ci ne sera copié dans votre dossier local que lorsque votre ordinateur aura accès à internet.

Exemple: "ALEX a un trajet de 2 heures en train après le travail pour se rendre chez des ami(e)s pour
le week-end, il met alors des fichiers sur son cloud depuis son travail pour les consulter sur son
ordinateur personnel dans le train.
Si ALEX ne connecte pas son ordinateur à internet avant de monter dans le train, son client
Owncloud n'aura pas pu faire de synchronisation avec son cloud en ligne, donc il n'aura pas accès à
ses fichiers dans le train. ALEX doit donc veiller à synchroniser son cloud avec son dossier local
(grâce au client owncloud) avant de monter dans le train (pour ceci, il a besoin d'une connexion
internet, bien évidemment)."

Information complémentaire: vous pouvez régler votre client owncloud pour qu'il se lance dès que
votre ordinateur démarre, et qu'il fasse la synchronisation dès que vous avez accès à internet, cela
permet d'éviter les mauvaises surprises (aller dans " Paramètres " dans l'interface du client Owncloud
sur votre ordinateur).

sisc.ulb.ac.be (site ) - sisc@ulb.ac.be
Note

La version actuelle met notamment l'accent sur l'amélioration des fonctions de partage de fichiers et de meilleures options de configuration. Le support de PHP 7.2 apporte également des améliorations de performances.



http://webnotes.ulb.ac.be/&noteid=529

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