Chère lectrice,
Chère lecteur,

Tout d'abord permettez-nous de vous souhaiter nos meilleurs vœux pour 2008 au nom de toute l'équipe rédactionnelle.
Une année pleine de projets qui contribueront tant à notre dessein commun pour le développement de notre Université qu'à votre épanouissement personnel … sous la bannière chère à notre recteur : " Responsabilité, solidarité, respect ".

Du côté de la communication, cette année vous réserve une série de nouveautés.

Si l'[intra]lettre a été redessinée dernièrement pour plus de lisibilité et d'accès aux rubriques, vous trouverez prochainement dans vos boîtes e-mail, un lien mensuel vers une newsletter électronique " ULB pratique ", destinée à remplacer le mensuel papier ULB INFO qui sortira dorénavant ponctuellement en fonction de dossiers importants à vous présenter.

Dès le mois de janvier, une lettre électronique, abstract de notre [intra]lettre sera expédiée vers la presse et un fichier de personnalités.
Elle sera également mise à la disposition de nos étudiants qui pourront ainsi être informés régulièrement de la vitalité et du dynamisme des acteurs de notre Maison, dans les domaines de la recherche, de l'enseignement et aussi dans ceux du sport, de la culture et de la vie universitaire.

En mars, vous découvrirez la nouvelle version d'Esprit libre. Notre magazine change de format et de périodicité. Dorénavant trimestriel, il gagnera en volume et en lisibilité avec une mise en page plus aérée et une typographie revue.
Il sera également disponible sur notre site web de manière à pouvoir être lu par nos anciens de l'étranger et nos visiteurs surfeurs.

Comme vous le voyez, l'Université adapte ses moyens de communication à l'outil électronique. Si vous ne deviez pas avoir accès à un ordinateur et que vous souhaitez néanmoins continuer à recevoir l'information de l'Université, n'hésitez pas à nous le faire savoir, de manière à ce que nous vous fassions parvenir régulièrement une information par courrier. (Contact: Service de communication, 02 650 49 18, ulbinfo@ulb.ac.be, ULB CP130, avenue F.D. Roosevelt 50 à 1050 Bruxelles).

L'Université a souscrit en 1985 une assurance collective "hospitalisation" pour les membres de son personnel. Ce contrat est actuellement géré par la compagnie Winterthur, reprise par AXA en décembre 2006, et intégrée à l'équipe d'Inter Partner Assistance depuis le 1er octobre 2007.

Voici les nouvelles coordonnées de vos interlocuteurs au sein du groupe IPA :

Pour toutes vos questions sur la couverture hospitalisation et la préparation complète d'une hospitalisation, vous pouvez appeler le numéro de téléphone suivant : 078 15 57 40 (F) ou 078 15 57 50 (NL). Les factures sont à envoyer à l'adresse suivante : IPA Healthcare - Avenue Louise, 166 - bte 1 à 1050 - Bruxelles.

Les courriers reprenant l'adresse de Winterthur (avenue des Arts, 56 à 1000 - Bruxelles), seront automatiquement transférés vers IPA. De même, les cartes Médi-Assistance avec le logo Winterthur qui sont en circulation restent valables et le numéro mentionné sur les cartes Medi-Assistance émises avant l'intégration de Winterthur dans le groupe AXA, à savoir le 02 510 83 93, reste toujours d'application.

En cas de sinistre, vous pouvez contacter Samira Nadir au 02 550 48 73 ou par courrier électronique : samira.nadir@ip-assistance.com

Pour vos questions concernant l'aspect administratif (les affiliations, les changements, les duplicata de la carte Medi-Assistance), vous pouvez prendre contact avec Nathalie Purnelle au 02 550 49 24 ou par courrier électronique : nathalie.purnelle@ip-assistance.com.

Les garanties et les conditions du contrat restent inchangées mais les personnes qui ne souhaitent plus bénéficier de l'assurance collective hospitalisation sur base volontaire ou qui ne souhaitent plus en faire bénéficier les membres de leur famille peuvent y mettre fin à n'importe quel moment. Pour ce faire, il est nécessaire d'envoyer une confirmation écrite au Service des Traitements au CP 104 ou par courrier électronique à l'adresse spp@admin.ulb.ac.be. Cette demande de désaffiliation doit mentionner le nom des personnes concernées et préciser à quelle date future l'assurance doit prendre fin pour ces personnes.

Attention cependant à ce que tout affilié volontaire qui renoncerait à la présente assurance pour quelque raison que ce soit ne pourra plus solliciter sa réaffiliation par la suite.

À l'ULB, pour toutes les questions relatives à l'assurance collective hospitalisation, vous pouvez contacter Mme Van de Sande au 02 650 35 13 (pour le personnel Enseignant et Scientifique) et Mme Panier au 02 650 65 82 (pour le personnel ATGS).

Ont été promus par avancement au 1er janvier 2008

Au grade d'Agent qualifié
LOLLATO Franca, SIE, Département Enseignement

Au grade d'Agent spécialisé
BENTAHA Anissa, DRH, PES
DEKEYSER Muriel, Faculté de Soco, Institut de Sociologie
DUQUENOY Michelle, DAF
VANDEVYVER Véronique, DAF

Au grade de Premier Agent spécialisé
ALBINOVANUS Dimitri, DSCU, Logements ULB
DECLERCK Magali, Faculté de Philosophie et Lettres
DE GRANDE Marc, S.I.P.P.
DEKEYSER Laurent, SIE, Département Enseignement
DE KEYZER Philippe, Faculté des Sciences
DEVAIVRE André, DSAA, Bibliothèque Facultaire, Sciences Humaines
MALEK MOHAMMAD J., DAF
MOREAU Didier, Faculté de Soco
RESIER Patrick, SIE, Département Enseignement, DCOSI, Secrétariat Syndical
SCANNELLA Cédric, Faculté de Médecine
TORFS Nathalie, DSAA, CTE, Cellule Audiovisuelle
VANDEN BEMDEN Ch., Département des Infrastructures
VAN TUYKOM J.P., DSAA, Bibliothèques Facultaires, Sciences Humaine
s VAZZANO Carmelo, Département des Infrastructures
VEULEMANS Katia, Faculté de Droit
VISOCCHI Rossano, DCOSI, Service des Affaires Générales

Au grade d'Agent spécialisé en chef
BERNACKI Angélique, Faculté de Psychologie
BIANCO Tonina, DSCU, Logements ULB
BOUTCHON Marylin, Faculté des Sciences
CARLENS Daniel, Faculté des Sciences Appliquées
DELVIGNE Daniel, Département des Infrastructures
DE LORENZI Manuela, Institut de Pharmacie
DE SMET Josianne, Département Recherche, Cellule Interface
DOLET Jean Pierre, Département des Infrastructures
ELAMRI Saïda, Faculté des Sciences
MARINACCI Ascanio, Département des Infrastructures
MINE Natacha, Faculté des Sciences
NURTANTIO Wahyudi, DAF
PIRSOUL Véronique, Département Recherche, Cellule Recherche
PUTMANS Pascale, Faculté de Médecine
SPANOUDIS Konstantin , Faculté de Soco
TAYMANS Monique, DCOSI, Service des Affaires Générale
VAN RANST Sylvie, DRH, CEREP, Département Enseignement
VERCRUYSSE Vincent, Faculté de Médecine
VERDIN Claudine, DCOSI, Service du Greffe
WAYNE Shirley, Faculté des Sciences Appliquées

Au grade de Premier Agent spécialisé en chef
COPPENS Martine, DSAA, Centre de Gestion
BUI Thi Nghia, Faculté des Sciences Appliquées
DE WEERDT Dominique, DSAA, Bibliothèque Facultaire, Sciences Humaines
DRIF Adil, SIE, Département Enseignement
HUYGENS Isabelle, DAF
GALLARDO ATIENZA Jeanne, Faculté de Philosophie et Lettres
GHYSSELS Myriam, DAF
LIBERSKI Barbara, Faculté des Sciences
MASY Lucie, DSAA, Bibliothèques Electronique
NGUYEN BACH Nga, DAF
PRIEM Stéphane, Département des Infrastructures
SALIS Pietrino, Faculté des Sciences
VANDERLINDEN Louis Luc, Département des Infrastructures
VANHOOREN Gilles, Faculté des Sciences Appliquées
VANSTEERTEGEM Hedwig, Hôpital Erasme, Administration et Services logistiques

Au grade de Premier Correspondant en chef
LALLEMAND Jocelyne, DCOSI, Service du Greffe

Au grade de Kinésithérapeute en chef
DEMORSY Roger, Institut Bordet, Service de Radiothérapie

Au grade de Premier Agent spécialisé en chef principal
DEGRAEF Chantal, Faculté de Médecine - IRIBHM
DE NEYN Fabienne, Faculté des Sciences
GARIN Véronique , Faculté des Sciences
MORESCO Suzy, DSCU, Administration du Département
RIVIERE Michèle, Faculté des Sciences
TREMBLOY Marcelle, DRH, PES
VANDENBROECK Gilbert, Faculté de Médecine
VANDERPLAS Brigitte, Département Enseignement, Cellule Enseignement

Au grade d'Attaché principal
CATTELAIN Pierre, Faculté des Sciences, IGEAT
DE LE COURT Sophie, DCOSI, Service Juridique
MVUDI-MWANGA Amédée, DAF
QUERTENMONT Pierre, DRExt, Communications internationales
SCHULLER Tamara, Faculté de Soco, Ecole de Commerce

Au grade de Premier Attaché
COTTON Christelle, SIE, Département Enseignement
MOLINGHEN Yvon, Département Enseignement, Cellule Enseignement

Au grade de Conseiller
TAVERNIER Monique, DCOSI, Service du Greffe

Au grade de Premier Conseiller
DAOUD Kamel, DAF

Nous présentons nos plus vives félicitations à tous ces collègues.

Marjorie Gassner a été nommée Conseil-lère du président et du recteur aux questions de l'égalité entre hommes et femmes, lors du Conseil d'administration du 17 septembre dernier. Le prof. Gassner enseigne les mathématiques. Elle est membre du Crisp (Centre de recherche et d'information socio-politiques) et du Cevipol (Centre d'étude de la vie politique, ULB). Cette désignation fait suite aux travaux du Groupe de travail chargé d'étudier la question du déséquilibre hommes/femmes au sein du personnel scientifique et académique de l'Université, présidé par le prof. Cécile Van de Leemput.

Le 17 septembre, le CA a également acté la nomination d'Elie Cogan en qualité de Conseiller du président et du recteur pour les questions hospitalières, suite aux démissions de Jean Ducobu et Jean-Paul Degaute. Elie Cogan est professeur à l'ULB, ancien doyen de la Faculté de Médecine et chef du Service de médecine interne de l'hôpital Erasme.

Le 22 octobre, le CA a également nommé le prof. Ghislaine Viré en qualité de Conseillère du recteur pour les relations avec l'enseignement secondaire. Le prof. Viré (Faculté de Philosophie et lettres) rejoint ainsi Michèle Galand, Marie-Christine Pollet et Thierry J. Massart.

Lors de cette même séance, les prof. Cécile Moucheron et Solange Brat ont été nommées Conseillères du recteur pour les relations avec l'enseignement supérieur, rejoignant Yves Roggeman.

Le Conseil d'administration, en sa séance du 19 novembre 2007, a désigné France Kittel en qualité de personne de confiance, en remplacement de Nicole Douat, admise à la retraite.
Licenciée en sciences psychologiques et docteur en santé publique, France Kittel est professeur à l'École de santé publique, où elle dirige le Département d'épidémiologie et promotion de la santé. Elle y est également responsable de l'Unité de psychologie de la santé.

Rappelons que, suivant les termes du règlement en matière de violence, de harcèle-ment moral ou sexuel au travail, les per-sonnes de confiance - France Kittel (à Erasme) et Pierre Desgain (au Solbosch) - ont pour tâche d'assister Philippe Dejonghe, conseiller en prévention et psychologue, en accueillant, en conseillant et en appor-tant l'aide et l'appui nécessaires aux personnes qui s'estiment être victime de violence, de harcèlement moral ou sexuel au travail. Formées à cette fonction, les personnes de confiance ne peuvent ni juger, ni prendre part, ni donner de diagnostic.
France Kittel et Pierre Desgain peuvent être rencontrés en toute discrétion, informellement ou formellement, afin de déposer une plainte. Dans ce dernier cas, le dossier sera transmis au conseiller.

Contacts : France Kittel, École de santé publique, 02 555 40 82, fkittel@ulb.ac.be, Campus Erasme, CP 596, route de Lennik 808 à 1070 Bruxelles. Pierre Desgain, Faculté des Sciences sociales, politiques et économiques, 02 650 39 05, pdesgain@ulb.ac.be, CP 135, avenue FD Roosevelt 50 à 1050 Bruxelles.

Le Conseil d'administration de l'ULB a approuvé, en sa séance du 19 novembre 2007, le transfert de la Cellule Emploi de l'ULB (Cerep) du Département Enseignement vers le Département des Ressources humaines.

Pour rappel, le Cerep (composé de Nathalie Nys, Caroline Gagno et Sylvie Van Ranst), initialement intégré au Département Enseignement, a pour mission principale de mettre en contact les diplômés de l'ULB avec le monde du travail et ses exigences. Pour atteindre ces objectifs, le Cerep a mis en place une série d'activités à l'intention des diplômés (accès aux offres d'emploi, ateliers méthodologiques, entretiens individuels, organisation de conférences thématiques par secteurs d'activités, présentation d'entreprises…) et tente d'être en contact permanent avec les sociétés qui recrutent.

Initialement, le Cerep a été rattaché administrativement au Département Enseignement. Cependant, dès 2002, une collaboration originale est née sous la forme d'une synergie entre ce département et celui des Ressources humaines (DRH).

De par les natures proches des tâches et des expertises des uns et des autres, un partage de "know how" a vu le jour. Plus tard, la synergie s'est encore développée, avec l'officialisation du partage des temps de travail: les collaboratrices du Cerep prestant un mi-temps dans cette cellule et leur autre-mi-temps au DRH (Sélection et recrutement).

Aujourd'hui, l'intégration de l'ensemble des activités du Cerep dans la Cellule Sélection et recrutement du DRH concrétise cette synergie. L'accompagnement aux diplômés reste garanti. En effet, les activités Cerep sont maintenues bien que l'offre d'activités devrait, dans les mois à venir, être sensiblement modernisée.

Ces 3, 4 et 5 décembre, l'ensemble de la communauté universitaire était appelé à voter pour élire ses représentants au Conseil d'administration et, pour le PATGS-ULB, ses représentants à la Commission administrative et aux Commissions du personnel.

Les quorums ont été atteints dans tous les collèges excepté dans le collège des étudiants des écoles et instituts d'enseignement et de recherche indépendants des facultés (École de santé publique, Institut des sciences de la motricité, Institut de pharmacie et Institut d'études européennes). Pour rappel, l'élection n'est valable que si les participants au scrutin représentent au moins un tiers du corps électoral (25% pour les collèges électoraux étudiants).

Cette condition n'étant pas remplie, de nouvelles élections seront organisées pour ce collège. Elles auront lieu les 26 et 27 février 2008. En attendant, les représentants des écoles et instituts indépendants élus lors de la précédente élection restent en fonction (pour autant qu'ils satisfas-sent toujours aux conditions d'éligibilité).

Sont élus pour siéger au Conseil d'administration:

Corps académique:
François DUBUISSON, Droit (suppl.: Philippe EMPLIT, FSA)
Serge SCHIFFMANN, Médecine (suppl.: Kenneth BERTRAMS, Philo)
Catherine DEHON, SOCO (suppl.: Pasquale NARDONE, Sciences)
David FONTAINE, Pharmacie (suppl.: Eric DE KEULENEER, SOCO)
Axel CLEEREMANS, Psycho (suppl.: Simone GUTT, Sciences)
Claire DETRAIN, Sciences (suppl.: Carla NAGELS, Droit)
Efraim AVNI, Médecine (suppl.: Eric REMACLE, SOCO/IEE)

Corps scientifique:
Régis DANDOY, SOCO (suppl.: Pierre VAN ANTWERPEN, Pharmacie)
Christophe PHILEMOTTE, FSA (suppl.: Patrick MEYER, Sciences)
Grégory LEWKOWICZ, Philo (suppl.: David LORAND, Philo)
Christel VAN RANST, SOCO (suppl.: Denis HERBAUX, SOCO)
Philippe NEMERY DE BELLEVAUX, FSA (suppl.: Sarah VAN PRAET, Droit)

PATGS-ULB
Marcel NICLOT (suppl.: Pierre DELVILLE)
Luc MASSAER (suppl.: Micheline LOIJENS)
Lucie MASY (suppl.: Adrien ANTONIOL)

PATGS-Erasme
Françoise DE MARRE (suppl.: Christian WOICHE)
Nadia GAMMAR (suppl.: Pascal DUMORTIER)

Collèges étudiants
Philo et lettres: Elisabeth PRINTZ (suppl.: Géraud HOUGARDY, Farid BELKHATIR)
Droit: Asma CHOUNANI (suppl.: Ibrahim AKROUH, Noemi BECHELEN)
Sciences: Markus LINDSTRÖM (suppl.: Laurent THOMAS, Nancy DEVAUX)
Médecine: Hakim KABTOURI (suppl.: Stéphane HUBLET, Florent HARDY)
Sciences appliquées: Thomas PETIT (suppl.: Azzedine HAJJI, Aurélien DEGRAVE)
Sciences sociales, politiques et économiques: Ludovic VOET (suppl.: Thomas DERMINE, Alizee DAUCHY)
Sciences psychologiques et de l'éducation: Mickael GAINSBURY (suppl.: Aurélie VAN BELLE, Eve VORGEAT)
Écoles et instituts d'enseignement et de recherche indépendants des facultés: /

Tous les résultats (y compris les résultats de la Commission administrative et des Commissions du personnel sur le site web de l'Université: http://www.ulb.ac.be/ulb/elections/resultatsduscrutin.htm

On en entend parler depuis quelques mois, mais savons-nous exactement ce qu'est un " ERP "? Ce que cela va impliquer pour l'Université ? Ou comment ce système sera mis en place ? Jean-Louis Vanherweghem, président du Conseil d'administration, et Philippe Vincke, recteur de l'Université, font le point sur le " projet ERP ".

Voilà maintenant plus d'un an qu'on entend parler d'un projet d'ERP à l'ULB. De quoi s'agit-il exactement ?

Jean-Louis Vanherweghem - Il s'agit d'un projet essentiel auquel le CA a décidé d'octroyer un budget significatif. L'objectif est ambitieux puisqu'il vise à améliorer la qualité des services rendus et les conditions de travail, au moyen de l'implantation d'un système de gestion intégrée, indispensable à la vie de l'Université dans un environnement de plus en plus complexe.
Ce nouveau système est aussi une nécessité et une opportunité, dues à l'obsolescence des applications informatiques actuelles tant en termes de fonctionnalités qu'en termes de technologies utilisées Il repose sur la mise en œuvre d'un système informatisé intégré qui aura pour objectif de faciliter et de supporter tous les processus majeurs de notre Université. Pour rappel, le mot ERP est l'abréviation anglaise de ce qui se traduit en français par " système de gestion intégrée ".

A priori, on pourrait croire qu'il s'agit d'un projet informatique or, ce n'est pas le cas…

JLV - Non en effet. L'Université a pris la décision importante de se doter d'un système d'information reposant sur un ou plusieurs progiciels standards, ayant fait leurs preuves dans le secteur qui est le nôtre. Ceci veut dire que nous ne serons plus confrontés à des problèmes techniques, mais à des questions liées à l'implantation et à l'utilisation des solutions logicielles choisies et, je le rappelle, éprouvées. Ceci ne peut se faire qu'en examinant en détails nos procédures de travail.
Ce genre de projet est donc piloté par et pour les utilisateurs. Ce sont leurs représentants qui seront au cœur du projet d'implantation. C'est pour notre Université une façon tout à fait nouvelle d'aborder les questions liées aux systèmes d'information.
Nous viserons donc à professionnaliser la gestion - via l'établissement d'une vue et d'une répartition claires des tâches et fonctions dans le sens de la définition de " qui fait quoi, quand, comment et à quelles fins " - et à simplifier, fluidifier et augmenter la convivialité au service de tous. Il faut en effet diminuer les tâches ancillaires, la duplication des efforts et les charges de coordination qui découlent des tâches non synchronisées ou dupliquées, pour faire en sorte que les processus administratifs soient efficients et efficaces.

Pourquoi maintenant ? En quoi le moment est-il opportun aujourd'hui ?

Philippe Vincke - Parce que de nombreuses forces convergentes vers la réussite de ce projet sont maintenant réunies, notamment :
- l'internationalisation qui se manifeste par les décrets européens (Bologne) et la mobilité croissante des étudiants et des enseignants. Ce qui nous oblige à moderniser et alléger nos procédures ;
- le besoin profond ressenti par la communauté universitaire de fonctionner mieux ;
- l'implication forte des responsables à tous les niveaux et dans tous les axes de décision.

Quels sont les enjeux ? Quels bénéfices pourrait en tirer l'Université ?

PV -Étant donné qu'il s'agit d'améliorer et d'optimiser tous les processus administratifs qui supportent les activités de l'Université, nous pensons, à l'instar des grandes organisations qui ont mené ces projets avec succès, atteindre des objectifs concrets directement liés à l'enseignement et à la recherche.

Nous les avons définis comme suit :
- Augmenter la qualité des services rendus. Le service rendu à tous les niveaux (étudiants, chercheurs, enseignants, personnel) résulte de l'exécution coordonnée des processus, eux-mêmes tournés vers les bénéficiaires des services. Un système intégré est de nature à augmenter la qualité des services par une vue orientée vers l'exécution des processus en plus de la réalisation des tâches individuelles.
- Disposer d'outils de pilotage et de mesure. Seule une intégration des processus peut assurer la cohérence, l'unicité et la complétude des données qui garantiront aux dirigeants de l'ULB, à tous les niveaux, de disposer d'un outil fiable leur permettant de gérer l'institution.
- Professionnaliser la gestion ; simplifier, fluidifier, rationaliser et augmenter la convivialité au service de tous, comme l'a déjà souligné le président.
- Partager les objectifs pour concourir aux orientations stratégiques. En conséquence, il est évident que la redéfinition des processus et des systèmes d'information qui vont supporter le système de gestion, par l'ampleur de son périmètre d'impact, incarnera aussi une partie de la stratégie de l'ULB. Elle deviendra une des fonctions fédératrices de toutes les forces de la communauté universitaire.

On parle de plusieurs phases au projet. Pourquoi le découper en phases, alors qu'il s'agit d'un projet global ?

JLV -Il sera nécessaire de revoir l'ensemble des processus administratifs. Les domaines couverts sont l'enseignement, la recherche, le pilotage de l'institution et les processus de supports (finances, ressources humaines, logistique et infrastructures).
L'ampleur de la tâche ne permet raisonnablement pas d'imaginer la conduire en une seule étape.

Quel est le calendrier prévu ?

PV - Compte-tenu de ces objectifs et recommandations, il a été décidé qu'un des deux cœurs de métier de l'ULB, à savoir l'enseignement (études et étudiants), serait le processus étudié prioritairement. Il couvre tout le cycle de vie des études (programmes, cours, charges, horaires, examens, délibérations, diplômes décernés, etc.) ainsi que tout le cycle de vie des étudiants (choix des programmes, cours, admissions, inscriptions, délivrance des diplômes, suivi des alumnis, etc.).
Un cahier des charges détaillant les fonctionnalités que nous souhaitons obtenir a été rédigé, approuvé par le CA et publié.
Après sélection du meilleur soumissionnaire, nous comptons démarrer le projet début 2008. Il nous faut attendre la réception des propositions pour fixer le planning définitif. L'ordre de grandeur de la durée de cette première phase est de 18 à 24 mois.

Comment les différentes phases vont-elles être mises en place ? Les utilisateurs vont-ils être associés aux réflexions ? Et, le cas échéant, en quoi un système de gestion intégrée nécessite-t-il la participation des personnels ?

JLV - Il appartiendra au soumissionnaire retenu d'élaborer, conjointement avec nos équipes, la méthodologie de mise en œuvre. Cependant, comme je l'ai dit plus haut, nous avons décidé de choisir un progiciel standard du marché.
Il y a une conséquence évidente à cette décision : il est strictement inutile de se focaliser sur les dysfonctionnements et défauts techniques de l'ancien système.
En revanche, la sélection, le paramétrage et l'adaptation du progiciel intégré à nos besoins, sera piloté par les utilisateurs eux-mêmes. Ce seront eux qui auront à redéfinir nos processus et à les optimiser en pensant aux objectifs futurs.

La mise en oeuvre d'un système intégré passe par une centralisation des données. Cela va-t-il engendrer une perte de souplesse et de flexibilité ?

PV - Non, en aucun cas. Et je profite de votre question pour lever une confusion fréquente : " centralisation des données ne veut pas dire uniformisation des processus ". Il est absolument indispensable d'unifier les formats des données, et d'en centraliser le stockage informatique, non seulement pour assurer leur intégrité et leur qualité mais aussi pour éviter les encodages multiples.
Cependant la façon dont les divers processus utiliseront ces données restera paramétrable, et donc flexible. Par exemple, on peut très bien imaginer qu'un même matricule, stocké en un seul endroit soit utilisé par des processus différents au sein de plusieurs facultés en parallèle.

Les progrès organisationnels entraînent des gains de temps. Faut-il craindre des pertes d'emploi ?

JLV - Absolument pas, l'objectif est très clairement d'augmenter l'efficacité en dégageant plus de temps à consacrer à nos missions essentielles, en remplaçant les tâches ancillaires (par exemple, les encodages redondants) par un travail plus valorisant sur le fond des dossiers.

Quelle est votre vision de l'Université dans 10 ans, suite à la mise en place de cet outil ?

JLV - Une vision idyllique. Les autorités académiques pourraient consacrer tout leur temps à la présidence de grands débats et arbitrages stratégiques parce qu'elles seraient dégagées du travail quotidien de la pose urgente de rustines et autres huilages d'engrenages grippés. Elles verraient partout dans l'Université des gens heureux de leurs conditions de travail, facilitées par des outils performants. Elles recevraient, tous les jours dans leur courrier, des félicitations de l'extérieur pour la qualité des services rendus.

PV - Une Université où tout le monde a le sourire.

Le changement de silhouette du Département Chancellerie, organisation et systèmes d'information et du Bureau de programmation.

La réorganisation des activités de gestion de l'ULB se poursuit: réorganisation des activités du Département Chancellerie, organisation et systèmes d'information (DCOSI), création d'un Bureau d'études et d'une entité "Qualité" sont au programme d'une réorganisation qui se fera en deux temps, à court et à moyen termes.

Entamée en 2006, la réorganisation du Département Chancellerie, organisation et systèmes d'information suit son cours, sur base de l'analyse des activités du DCOSI et du Bureau de programmation (BP). Jusqu'à présent les activités du DCOSI intégraient, outre les activités d'organisation et de systèmes d'information: les affaires générales (reprographie; service courrier; gestion d'informations et élections; huissier; gestion des salles de réunion du Blomme; secrétariats du vice-président, des syndicats et des délégués étudiants, des organes institutionnels; secrétariat du DCOSI), le Service juridique et le Service Greffe.
Le BP, quant à lui, regroupait deux grands types d'activités: définition des statistiques de fonctionnement de l'Université, et gestion d'opérations relatives aux locaux (allocation/réservation d'auditoires; gestion des locaux: gestion des bâtiments et programmation/prise en compte des besoins en locaux).
Par ailleurs, le Conseil d'administration, en sa séance du 11 juin 2006, a décidé la mise en place d'une entité en charge du support à l'évaluation de la qualité (Cellule d'appui à l'évaluation de la qualité, CAEQ-ULB. Cf. interview de Ph. Bouillard). Complément naturel des activités d'organisation et de tableaux de bord, cette cellule est logée au sein du DCOSI.

À court terme (6 mois), l'objectif est de mettre en œuvre une organisation qui soutiendra la stratégie des tableaux de bord et du suivi de la gestion de l'ULB; qui assure, pendant la durée du projet "ERP" (cf. interview du président et du recteur), la cohérence des développements et des choix technologiques ainsi que des décisions d'organisation qui seront reflétées dans les tableaux de bord; qui facilite le partage des ressources; et qui intègre les ressources assurant l'appui à l'évaluation de la qualité et les ressources d'organisation. Ainsi:

La Chancellerie devient un ensemble institutionnel-organisationnel comprenant :
- d'une part, le Service juridique et le Greffe, ainsi que les secrétariats institutionnels sous le label "Chancellerie".
L'entité "Affaires générales" disparaît de l'organigramme du DCOSI. Les activités de reprographie, d'huissier, ainsi que les secrétariats institutionnels sont transférés vers le Greffe, en plus des activités relatives aux élections et à la distribution d'informations, déjà placées sous la responsabilité du Greffe par la fonction de Secrétaire de l'Université.
- et d'autre part, l'organisation et les systèmes d'information, sous le label "Organisation".

À la tête de cet ensemble : Jean-Pierre Thiébaut, directeur-coordinateur du DCOSI.
de programmation devient le "Bureau d'études". Ses activités sont de deux ordres:
- les études et statistiques à titre principal: prospective (étude de l'évolution et de l'impact des paramètres qui influencent le développement de l'Université et suggestion de mise en œuvre de stratégies en conséquence), tableaux de bord et statistiques (définitions des contenus des tableaux de bord et autres statistiques de fonctionnement de l'Université).
- la programmation et l'attribution des locaux, d'autre part.

Les Autorités ont demandé à Claude Henschel, qui a accepté, de mettre en place et de gérer les activités liées aux tableaux de bord et aux études prospectives. Son entrée en fonction ne se fera que lorsque la remise-reprise de son poste de coordinateur-directeur du Département Enseignement aura été assurée par son remplaçant.

La direction du Bureau d'études est déléguée à Guy Warzée, pour la programmation des locaux, en qualité de conseiller des autorités pour les infrastructures immobilières, et à André Farber, pour les statistiques et études prospectives, au titre de vice-recteur pour la Stratégie et le développement institutionnel.

- La Cellule d'appui à l'évaluation de la qualité est crée au sein du DCOSI.
Son activité sera en effet notamment liée à la redéfinition des procédures, l'évaluation de la qualité nécessitant aussi un important volet " tableau de bord ".

- Cette réorganisation prévoit également le transfert de certaines activités.
Ainsi, le Service courrier est repris par le Département de l'administration financière (DAF), constituant ainsi un pôle logistique avec les Magasins généraux. Ce transfert sera effectif dès le 1er avril 2008.
Les activités de réservation/attribution des locaux (auditoires et salles de cours, y compris les salles du Blomme et du CA) et de gestion des horaires sont, quant à elles, transférées dès le 1er février 2008 vers le Département de Supports aux activités académiques (DSAA), de façon à composer un ensemble d'activités toutes orientées vers les activités académiques d'enseignement.

À moyen terme (4 ans), c'est-à-dire à la fin du projet "ERP", les structures devront permettre l'utilisation intégrée des données et la maintenance de l'organisation en fonction des besoins de l'ULB.
Elle devra assurer une logique de fonctionnement entre l'institutionnel, l'organisation, la qualité et les études, d'une part, les technologies de l'information et de la communication, de l'autre.

Dans cette dernière réorganisation, le DCOSI, en tant que tel, n'existera plus: on scindera définitivement l'institutionnel de l'organisation. On retrouvera donc:

- La Chancellerie, reprenant uniquement l'institutionnel, le Greffe, le Service juridique, les secrétariats institutionnels et le Secrétariat de l'Université, sous la direction du recteur et du président et sous la gouverne du Secrétaire de l'ULB.

- Le Bureau d'études, qui sera en charge de la stratégie, de la prospective, de la qualité, de l'organisation et de la programmation des locaux. Il agira comme le complément naturel du vice-recteur à la stratégie et au développement institutionnel et du conseiller pour la qualité.

- Les activités de développements informatiques seront transférées en retour vers le Département Informatique, comme prévu lors de la création du DCOSI.

Qui est où ?

Si physiquement, aucun déménagement n'est à l'ordre du jour pour le moment, on assiste néanmoins à des mouvements de personnel entre les différents départements ou en leur sein.

Le Bureau d'études sera composé, pour chacune de ses deux grandes activités, d'un pilote académique et d'un pilote administratif.
- Pour la programmation des locaux: Guy Warzée, en qualité de conseiller pour les infrastructures immobilières, et Hélène Roggen.
- Pour les statistiques et études prospectives: André Farber, en qualité de vice-recteur pour la Stratégie et le développement institutionnel, et Claude Henschel, qui sera déchargée de sa mission de coordinateur au Département enseignement. Son entrée en fonction ne se fera que lorsque la remise-reprise de cette mission aura été assurée par son remplaçant.
Cette équipe sera également composée de Pambu Pambu Kita Phambu, Marc Vandeur et Damien Karnas.

Le dispatching des auditoires, assuré par Danièle De laet, Barbara Stephanik et Joëlle Vanhamme, rejoint le Département de Supports aux activités académiques et passe donc sous la direction de Françoise D'Hautcourt, dès le 1er février 2008.

Le service courrier (Jean-Claude Bouchez, Victor Fernando, Saïd Guellet, Yassin Guellet, Didier Paquet et Frédéric Torrekens), au départ à la pension de Jean Herregodts, au 1er avril 2008, passera sous la direction de Catherine Benedek, déjà en charge des Magasins Généraux.

Les activités de reprographie et d'huissier au Blomme ainsi que les secrétariats institutionnels sont transférés vers le Greffe, le 1er avril 2008 également, en plus des activités relatives aux élections et à la distribution d'informations, déjà transférées.

Pourquoi une politique d'évaluation de la qualité à l'ULB ?

Lorsque Philippe Vincke devient recteur, il est confronté à une triple dimension contextuelle. Au niveau européen, d'abord : la plupart des travaux des commissions dites " de Bologne " vont dans le sens d'une promotion de la mise en place d'une politique qualité des universités. Le Conseil des ministres a notamment créé l'ENQA (European Association for Quality Assurance in Higher Education) qui a établi des lignes directrices de la qualité (http://www.enqa.eu). En Communauté française, ensuite : avec la création, en 2002, de l'Agence pour l'évaluation de la qualité de l'enseignement supérieur (AEQES) qui évaluera tour à tour chacune de nos filières d'enseignement (http://www.aeqes.be). À l'ULB, enfin : beaucoup de choses ont déjà été faites au sein de l'Institution vis-à-vis de la problématique de la qualité (auto-évaluations ou évaluations externes de l'Institution dans son ensemble, de filières, de facultés, écoles ou instituts). Mais il s'agit d'initiatives ponctuelles et isolées. Or, le recteur souhaite créer une véritable politique de l'évaluation de la qualité à l'échelle de l'Université, avec une démarche méthodologique partagée par tout le monde, et avec pour objectif l'amélioration continue de nos services au sens large.

Pour l'instant, malgré la création de l'ENQA et de l'AEQES, il n'y a pas encore d'obligation formelle. En cherchant à mettre en place une politique d'évaluation de qualité choisie par nous-mêmes, nous anticipons donc ce qu'on nous imposera probablement demain. Cela nous permet de choisir nos propres objectifs et nos propres méthodologies, ce que des évaluateurs externes apprécient toujours très positivement.

Comment allez-vous procéder?

Nous allons travailler aux niveaux tant de l'enseignement et de la recherche que de la troisième mission de l'Université. Nous évaluerons différentes entités de l'Institution: facultés, écoles, instituts, départements ou services administratifs… Quelle que soit l'entité évaluée, cela démarrera toujours par une auto-évaluation. Ensuite, l'entité aura la possibilité de choisir la méthodologie qui sera appliquée: une évaluation par des pairs (extérieurs à l'ULB), une certification ou une accréditation.
Nous débutons maintenant par des expériences pilotes, dans le but de tester et affiner nos idées et processus. Trois entités ont été choisies: la Faculté des Sciences appliquées (FSA), qui souhaite aller vers une accréditation, la Faculté de Droit, qui s'est portée volontaire, et le Service des inscriptions et des équivalences (SIE).

Concrètement, maintenant, la façon de procéder est quelque peu différente selon qu'il s'agisse d'une faculté ou d'un service administratif.

En effet, lorsque une faculté est évaluée, une Commission interne d'évaluation (CIE) est créée, dans laquelle on retrouve des représentants de tous les corps (académique, scientifique, étudiant, PATGS) ainsi qu'au moins un diplômé et tout autre partenaire (industriels, culturels, institutionnels… ) que la faculté souhaiterait associer à la réflexion. Le but de cette CIE est de procéder à l'auto-évaluation de la politique de la faculté (plan stratégique, objectifs, moyens mis en œuvres…). Les CIE des Facultés de Droit et de Sciences appliquées ont été créées et sont présidées respectivement par les prof. Aranud Nuyts et Marc Degrez.
Pour faciliter le travail de ces CIE, nous avons mis en place une Cellule d'appui à l'évaluation de la qualité (CAEQ-ULB), placée sous la responsabilité académique du Conseiller du recteur à la qualité et composée de Sandrine Canter. La CAEQ-ULB offrira un soutien administratif et documentaire aux entités évaluées et aux CIE. Elle contribuera également à la mise au point des modèles type d'auto-évaluation.

Les rapports d'auto-évaluation des expériences pilotes dans les facultés devraient être prêts pour la rentrée académique prochaine. Ensuite, viendra la phase d'évaluation externe (par les pairs, certification ou accréditation, selon les souhaits de la faculté). Nous espérons ainsi pouvoir présenter, en janvier 2009, un rapport d'évaluation de la politique qualité au Conseil d'administration. Entre-temps, nous ferons rapport à une Commission interne d'évaluation de la qualité qui a été mise en place par le CA à l'échelle de l'ULB, présidée par le prof. Françoise Thys-Clément comportant des représentants de chaque corps et des experts. Cette commission évaluera en quelque sorte la politique qualité mise en place.

Pour l'évaluation des départements et services de l'administration centrale, la sensibilité vise à aller vers une certification (c'est-à-dire la vérification, par un organisme extérieur au service évalué, de la mise en place d'une politique qualité et des processus qui permettent d'atteindre cette politique). Pour ce faire, nous travaillons en étroite collaboration avec les entités "organisation et systèmes d'information" du DCOSI (Département Chancellerie, organisation et systèmes d'information). En effet, le projet ERP piloté par le DCOSI (voir par ailleurs) impliquant la révision de l'ensemble des processus administratifs de l'Université, il est important d'articuler la politique qualité avec la réorganisation de ces processus.

Le Service des inscriptions (SIE) est le premier service administratif à être évalué. Où en êtes-vous?

Nous avons commencé par créer un comité de suivi de Sabrina Gaspari (SIE), Sandrine Canter (CAEQ-ULB), Jean-Pierre Thiébaut (DCOSI), Michel Judkiewicz (conseiller opérationnel du Recteur) et moi-même.
Le premier outil mis en place était un système de "suivi des problèmes". Concrètement, chacun des membres du SIE a la possibilité, via l'intranet développé par le service, de signaler tout problème qu'il rencontre (avec tel type de formulaire, telle catégorie d'étudiants…). L'objectif était ici de détecter les problèmes structurels ou endémiques, ceux qui impliquent de faire un travail de fond. Deuxième outil: un questionnaire envoyé personnellement à tous les collaborateurs du SIE, dans lequel ils étaient invités à donner leur avis sur leur métier, leur fonction, leur environnement de travail. Ce questionnaire, qui est anonyme, n'est lu que par Sandrine Canter, afin qu'il soit totalement indépendant de la hiérarchie. Nous avons fait une synthèse des réponses et Sandrine a interviewé ensuite individuellement tous les membres du SIE, afin d'approfondir certaines tendances et, ce, toujours et exclusivement dans un but d'amélioration continue.
Troisième outil mis en place: un questionnaire d'évaluation du service a été distribué, pendant la durée de la période d'inscriptions (de la mi-juillet au 31 octobre 2007), aux étudiants afin de récolter leurs impressions.
Enfin, un questionnaire a également été envoyé aux facultés dans le courant du mois d'octobre 2007. Les résultats de ces enquêtes sont ensuite discutés avec les membres du SIE et le rapport sera alors rendu accessible à la Communauté universitaire.
Si le processus qualité est évalué positivement, le comité de suivi sera dissout et le SIE s'appropriera alors complètement la phase d'auto-évaluation.

En savoir plus :
http://www.ulb.ac.be/institution/qualite/index.html

CAEQ-ULB:
Philippe Bouillard, Conseiller du recteur pour la qualité
Sandrine Canter, Assistante qualité: 02 650 21 59, Sandrine.Canter@ulb.ac.be
cf. renvoie vers l'interview croisée président-recteur sur l'ERP

Depuis ce mois de septembre, les membres du personnel de l'ULB utilisant les transports en commun (SNCB et STIB) pour leurs déplacements domicile-lieu de travail voient le remboursement de leur abonnement augmenté, pouvant atteindre, dans le cas des abonnements SNCB, la gratuité.

En effet, une Convention collective de travail (CCT), concernant l'intervention financière de l'employeur dans le prix des transports en commun (STIB/SNCB) des travailleurs, a été conclue entre les Autorités de l'Université et les délégations syndicales en avril 2007. Cette CCT, applicable à partir du 1er septembre 2007 pour une période de cinq ans, a été approuvée par le Conseil d'administration du 21 mai 2007.

Que dit cette CCT?

Elle prévoit que le montant de l'intervention de l'employeur dans le prix des abonnements en transports en commun délivrés par la SNCB et la STIB pour les déplacements domicile-lieu de travail passe à 80 % (au lieu de 60 % au préalable).

Pour les abonnements SNCB, cette augmentation de la part de l'employeur va permettre un remboursement intégral de l'abonnement. En effet, si un employeur paie 80 % de l'abonnement SNCB des travailleurs, l'État fédéral intervient pour payer les 20 % restants.

Des discussions sont en cours entre la STIB et la Région de Bruxelles-capitale pour instaurer ce même système du tiers payant, l'ULB ayant déjà pris les devants en augmentant sa part d'intervention.
Autre nouveauté: la tendance va aujourd'hui vers un remboursement annuel plutôt que mensuel.

Rappelons encore que pour pouvoir bénéficier de ces avantages et du remboursement à 80 %, il faut avoir obtenu le remboursement légal de 55 % pendant deux ans (y compris les périodes de congé et de maladie). Il faut par ailleurs être domicilié à plus de 5 km du lieu de travail.

Cette augmentation de la part de l'employeur dans les frais de transports en communs intervient dans le cadre plus global d'un vaste Plan de déplacement d'entreprise (PDE), visant à induire un changement au niveau des modes de déplacements des membres du personnel de l'ULB entre leur domicile et leur lieu de travail. Ce changement modal vise, notamment, à favoriser l'usage des transports en commun au détriment de l'usage individuel de la voiture. D'autres mesures sont à l'étude, notamment un grand parking à vélo ou la mise en place d'un système de co-voiturage.

Depuis le 1er octobre 2007, une nouvelle carte de paiement est utilisée pour le paiement des photocopies et des reproductions de microfilms aux Bibliothèques de l'ULB. Cette nouvelle carte utilise la technologie des puces sans contact Mifare. Comme approuvé par le CA du 2 juillet 2007, la carte est tout à fait anonyme, la puce de la carte ne contenant aucune information sur le porteur. Le système proposé respecte donc le souci de la Commission de respect de la vie privée mise en place au sein de l'Institution. Les nouvelles cartes, destinées à être multifonctionnelles, seront aussi utilisées par la Surveillance générale pour de nouvelles installations de contrôle d'accès et le remplacement progressif des lecteurs NCS.

À partir du 1er janvier 2008, les anciennes cartes de campus ne pourront plus être utilisées aux Bibliothèques pour des paiements. Les sommes chargées sur ces cartes ne seront pas remboursées.
Pour les cartes de services (chargées via bons verts), les soldes restants seront transférés sur une nouvelle carte jusque fin juin 2008. Le chef de service qui souhaite disposer d'une carte pour l'ensemble de son service pour faire des copies payées par le compte de service peut s'adresser à la bibliothèque pour recevoir une telle carte. Le porte-monnaie des cartes du personnel et de service peut être rechargé soit en échange d'un bon vert (comme c'était le cas avec l'ancienne carte de campus), soit à une borne de rechargement (le prix étant le même).

Pour recevoir une nouvelle carte, pour transférer le solde de l'ancienne à la nouvelle carte et pour charger une carte via bons verts, vous pouvez vous adresser :
Sur le campus du Solbosch : au Département de la Logistique des Bibliothèques, les lundis et mardis, sur rendez-vous (tel 02/650.23.69).
Sur le campus de la Plaine : au comptoir de prêt de la Bibliothèque de Pharmacie. http://www.ulb.ac.be/bibliotheques/bst/bib_sciences_12.html
Sur le campus Erasme : à la Bibliothèque de Médecine, Département des Périodiques. http://www.bib.ulb.ac.be/fr/bibliotheques/bibliotheque-centrale-de-medecine/horaires/index.html#c5231

Toutes les informations relatives aux nouvelles cartes de paiement sont disponibles sur le site des Bibliothèques : http://www.bib.ulb.ac.be/fr/carte-de-paiement/index.html

Dans le cadre d'un nouveau projet de recherche en collaboration avec l'Université de Montréal (Canada), l'Unité de recherche en neurosciences cognitives (Faculté des Sciences psychologiques et de l'éducation) cherche à comprendre l'origine des capacités musicales. Il a déjà été démontré que certaines personnes souffrent d'"amusie congénitale", un trouble de la perception et de la production musicale, probablement à composante génétique. Si l'on vous dit depuis votre enfance que chantez faux, si avez des difficultés à reconnaître des airs musicaux célèbres, si vous êtes piètre danseur, l'amusie est peut-être la cause de vos difficultés! Envie d'en avoir le cœur net et de faire progresser la connaissance de ce trouble? Passez le test diagnostic en ligne à l'adresse suivante: http://www.brams.umontreal.ca/amusia-new, mot de passe: ULB108. Si vous le souhaitez, vous pourriez ensuite être recontacté pour participer à nos recherches. Plus d'infos : Pascale Lidji, plidji@ulb.ac.be, 02 650 26 40

Après 40 ans passés à l'ULB - dont une trentaine auprès des présidents du CA André Jaumotte, André Degroeve, Hervé Hasquin, Robert Tollet et Jean-Louis Vanherweghem) Sylviane De Maeyer prend une retraite bien méritée du secrétariat de la présidence.
C'est Marion Vandaudenard qui lui succède à ce poste.

C'est ce que propose l'asbl Muzoo (anciennement " Eveil et sensibilisation au milieu "). Muzoo organise des activités parascolaires, en collaboration avec le Musée de zoologie de l'ULB, pour les enfants de 7 à 11 ans.
De (très) près ou d'un peu plus loin, les activités se centrent autour de la découverte de la nature et de l'initiation aux sciences, le tout ludiquement, toujours !

Il y a les stages " nature ", organisés lors de chaque congé scolaire et, depuis l'année dernière, sont également proposés des ateliers " nature " le mercredi après-midi.

Les mercredis du Muzoo

Des mercredis après-midi très nature, pourquoi pas ? Tous les mercredis, c'est nature, sciences et découverte au Musée de Zoologie !

Les animations seront axées autour de 4 grands thèmes : " Au fil des saisons ", " Phénomènes inexplicables... ou pas? " (ou comment la physique peut-être drôle), " Au coeur du Muzoo " (exploration du monde animal dans toute sa diversité), et " À la recherche de ton monde " (sensibilisation et responsabilisation de l'enfant dans son environnement).

Ces thèmes sont abordés en alternance tout au long de l'année. Sorties en forêt, jeu de pistes dans le musée, découverte du monde microscopique, petites expériences ludiques, création d'aqua-terrariums, visites de laboratoires de l'Université..., tout est imaginable pour partir à la découverte de ces thèmes !

Pour qui ? Les enfants de 7 à 11 ans.

Quand ? Tous les mercredis, sauf ceux des congés scolaires, jusqu'au 25 juin 2008, de 14 heures à 16 heures 30. Une garderie est assurée jusque 17h30.

Où ? Au musée de Zoologie de l'ULB, bâtiment U, porte A ou porte B.

Combien ? 100 EUR par enfant et par trimestre. Ce prix inclut tous les frais de déplacements, de matériel ainsi que le " quatre-heure ".

Des infos supplémentaires? N'hésitez pas à contacter l'asbl Muzoo par téléphone : 02 650 22 62 (le matin) et 02 650 36 78 (l'après-midi), ou par e-mail : vdesmet@ulb.ac.be ou bonnetsteph@gmail.com

Site web: http://www.ulb.ac.be/musees/zoologie/index.html

Secrétaire de rédaction :
Sophie François

Comité de rédaction :
Isabelle Pollet
Yves Pietrons
Didier Devriese
Virginie Grégoire
Nathalie Gobbe
Alain Dauchot
Monique Tavernier
Aude Staquet

Secrétariat et mise en page :
Christel Lejeune

ULB Info sur le Web :
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