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Quelle procédure dois-je suivre pour entamer ma thèse en cotutelle ?

La procédure à suivre pour entamer votre thèse en cotutelle est la suivante :

1) Obtenir l’accord de deux promoteurs (un dans chaque université) pour diriger votre thèse de doctorat en cotutelle

2) Introduire une demande d’admission auprès du Service des Inscriptions du Département Enseignement (contact : Carine Faniel).

3) En parallèle, pré-remplir, en collaboration avec vos deux promoteurs, le modèle de convention disponible sur ce site et le faire parvenir à Madame Sabrina Dejongh, en charge des cotutelles au Département Recherche. À ce stade, ne rien signer avant d’avoir obtenu l’accord de Madame Sabrina Dejongh, sous peine de devoir recommencer la procédure !

4) Une fois la convention pré-remplie réceptionnée, le Département Recherche en vérifie le contenu. Si nécessaire, il négocie, avec l’université partenaire, le texte original, qui peut être modifié et complété. Le document final répond ainsi aux exigences des deux institutions partenaires.

5) Une fois la convention approuvée par les deux institutions partenaires, le Département Recherche vérifie que le doctorant a bien été admis et inscrit au doctorat à l’ULB. Si tel est le cas, la procédure de signature peut être lancée, selon deux cas de figure : Si l’ULB commence la procédure : en tant que doctorant, vous imprimez la version finale de la convention en 7 exemplaires originaux, les signez et les faites signer par votre promoteur. Vous envoyez ensuite l’ensemble des documents à Madame Sabrina Dejongh, qui les fait signer par le Doyen de la Faculté concernée et par le Recteur. Elle envoie ensuite les documents originaux pour signature à l’institution partenaire. Si l’institution partenaire commence la procédure : une fois les documents signés par les représentants de l’institution partenaire, vous envoyez ou faites envoyer les documents originaux signés à Madame Sabrina Dejongh, qui se charge de les faire signer à l’ULB (doctorant, promoteur, Doyen et Recteur).

6) Une fois la convention signée par l’ensemble des parties, le Département Recherche en fait parvenir une copie au Service des Inscriptions et une autre au Service des Relations internationales, qui l’archive dans la base de données des relations internationales de l’ULB.

La cotutelle commence effectivement une fois que la convention a été signée par toutes les parties et que le doctorant est inscrit dans les deux universités. De ce fait, la cotutelle peut débuter en cours de doctorat tant que le règlement est respecté (une année minimum sous la responsabilité de chaque université).

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Combien de temps dois-je séjourner dans chaque université de la cotutelle ?

Afin de garantir la réalité de la cotutelle, chaque université assure l’encadrement de vos recherches doctorales pendant une période totale d’au moins un an.

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Comment financer les frais de séjours dans l’autre université ?

Il existe des aides financières pour couvrir une partie de vos frais de séjour.

Aucun fonds spécifique n’est par contre prévu par l’ULB pour assurer les déplacements des promoteurs qui s’engagent dans un processus de cotutelle.

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Si je suis en cotutelle, dois-je suivre la formation doctorale ?

Oui, les doctorants en cotutelle suivent les mêmes règles que les autres doctorants, sauf mention contraire dans la convention de cotutelle.

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Où dois-je payer mes frais d’inscription si je réalise une thèse en cotutelle ?

Si vous souhaitez obtenir un diplôme de l’ULB, les droits d’inscription complets doivent être réglés la première année du doctorat. Les années suivantes, seuls les droits d’inscription au rôle et les frais administratifs sont demandés.

Pour ce qui concerne les droits d’inscription dans l’université partenaire, les cas de figure sont multiples : parfois vous ne payez que les frais administratifs si vous êtes inscrit à l’ULB ; parfois vous payez au moins une fois les droits complets ; parfois vous ne payez l’inscription que pour les périodes passées dans l’université partenaire.

Si vous devez également payer les droits complets lors de votre inscription en première année de doctorat dans l’université partenaire, le payement des frais d’inscription complets à l’ULB peuvent être reportés à la deuxième année de doctorat.

S’il s’agit d’une cotutelle avec une autre université de la Fédération Wallonie-Bruxelles, les droits d'inscription complets sont payés une seule fois, dans l'une des deux universités partenaires.

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Quelles informations la convention doit-elle obligatoirement contenir ?

La convention doit préciser au minimum les points suivants :

identification des parties (doctorant et promoteurs de thèse) ;

engagement des deux universités à délivrer, en cas de réussite, un diplôme de docteur ;

intitulé du ou des grades académiques délivrés ;

dispositions relatives à l’inscription et aux droits d’inscription, y compris d’éventuelles dispenses du payement des droits dans l’université partenaire ;

durée envisagée de la thèse et répartition du temps passé dans chacune des deux universités ;

langue(s) de rédaction et de soutenance de la thèse ;

modalités de dépôt, de composition du jury de thèse et d’organisation de la soutenance ;

dispositions relatives à la couverture sociale ;

dispositions relatives à la propriété intellectuelle ;

dans le cas d’une cotutelle avec une université de la Communauté française, répartition entre les deux universités du financement institutionnel et des droits d’inscription.

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Comment le jury d’une thèse en cotutelle est-il constitué ?

Le jury de thèse est composé de commun accord entre les deux universités partenaires.

Le jury de thèse comprend au moins deux membres de l’ULB, dont le promoteur, porteurs du titre de docteur obtenu après la soutenance d’une thèse ou d’agrégé de l’enseignement supérieur, au moins deux académiques de l’université partenaire, et au moins un membre extérieur à ces deux universités.

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Comment la défense publique unique est-elle organisée ?

L’épreuve comprend une seule soutenance privée et une seule soutenance publique, qui peuvent se dérouler soit dans une seule des deux universités, soit respectivement dans l’une et l’autre.

Si la soutenance n’a pas lieu à l’ULB, le doctorant y présente ses travaux dans le cadre d’un séminaire organisé avant la soutenance publique

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Qui signe la convention de cotutelle ?

Afin de garantir l’engagement et l’accord des deux institutions partenaires, le Recteur (ou Président) de chacune des deux institutions et le Doyen de chacune des deux facultés concernées signent la convention, ainsi que les deux promoteurs et le doctorant.

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Une thèse internationale

La thèse en cotutelle

On appelle thèse en cotutelle l’organisation et la supervision conjointes, par deux établissements universitaires, de travaux de recherche préparatoires à une thèse de doctorat. La cotutelle permet au doctorant en cotutelle de bénéficier d’un encadrement scientifique plus large et plus riche ainsi que d’acquérir une expérience internationale lorsque l’université partenaire est située à l’étranger. Elle vise en outre à favoriser la coopération scientifique entre équipes de l’ULB et d’autres universités.

Selon l’université partenaire, la formation débouche soit sur un diplôme conjoint, soit sur deux diplômes, suite à une soutenance unique.

En tant que doctorant en cotutelle, vous effectuez vos travaux sous le contrôle et la responsabilité d'un directeur de thèse dans chacune des deux universités. Les deux directeurs de thèse exercent pleinement leur fonction de superviseur.

    • Vous avez déjà un promoteur à l’ULB : vous contactez, en accord avec votre directeur de l’ULB, un co-promoteur dans une autre université.

    • Vous avez déjà un promoteur à l’étranger : vous contactez, en accord avec votre directeur, un co-promoteur à l’ULB en utilisant les outils de recherche adéquats.

Chaque cotutelle de thèse se déroule dans le cadre d'une convention liant les deux établissements intéressés et impliquant un principe de réciprocité. Il existe deux modèles type de convention de cotutelle pour l’ULB, dont le texte peut être négocié avec l’université partenaire.

Modèles de convention

Avant d'utiliser les modèles ci-dessous, merci de vérifier avec Sabrina Dejongh (ou Helene Kitsopoulos pour la Chine) que l'ULB n'utilise pas de modèle spécifique avec l'université partenaire de la cotutelle!

Cotutelles, sauf avec la Chine:

Sabrina Dejongh

Cotutelles avec la Chine:

Helene Kitsopoulos