Quelle procédure dois-je suivre pour entamer ma thèse en cotutelle ?

La procédure à suivre pour entamer votre thèse en cotutelle est la suivante :

1) Obtenir l’accord de deux promoteurs (un dans chaque université) pour diriger votre thèse de doctorat en cotutelle

2) Introduire une demande d’admission auprès du Service des Inscriptions du Département Enseignement (contact : Carine Faniel).

3) En parallèle, pré-remplir, en collaboration avec vos deux promoteurs, le modèle de convention disponible sur ce site et le faire parvenir à Madame Sabrina Dejongh, en charge des cotutelles au Département Recherche. À ce stade, ne rien signer avant d’avoir obtenu l’accord de Madame Sabrina Dejongh, sous peine de devoir recommencer la procédure !

4) Une fois la convention pré-remplie réceptionnée, le Département Recherche en vérifie le contenu. Si nécessaire, il négocie, avec l’université partenaire, le texte original, qui peut être modifié et complété. Le document final répond ainsi aux exigences des deux institutions partenaires.

5) Une fois la convention approuvée par les deux institutions partenaires, le Département Recherche vérifie que le doctorant a bien été admis et inscrit au doctorat à l’ULB. Si tel est le cas, la procédure de signature peut être lancée, selon deux cas de figure : Si l’ULB commence la procédure : en tant que doctorant, vous imprimez la version finale de la convention en 7 exemplaires originaux, les signez et les faites signer par votre promoteur. Vous envoyez ensuite l’ensemble des documents à Madame Sabrina Dejongh, qui les fait signer par le Doyen de la Faculté concernée et par le Recteur. Elle envoie ensuite les documents originaux pour signature à l’institution partenaire. Si l’institution partenaire commence la procédure : une fois les documents signés par les représentants de l’institution partenaire, vous envoyez ou faites envoyer les documents originaux signés à Madame Sabrina Dejongh, qui se charge de les faire signer à l’ULB (doctorant, promoteur, Doyen et Recteur).

6) Une fois la convention signée par l’ensemble des parties, le Département Recherche en fait parvenir une copie au Service des Inscriptions et une autre au Service des Relations internationales, qui l’archive dans la base de données des relations internationales de l’ULB.

La cotutelle commence effectivement une fois que la convention a été signée par toutes les parties et que le doctorant est inscrit dans les deux universités. De ce fait, la cotutelle peut débuter en cours de doctorat tant que le règlement est respecté (une année minimum sous la responsabilité de chaque université).

Quelles informations la convention doit-elle obligatoirement contenir ?

La convention doit préciser au minimum les points suivants :

identification des parties (doctorant et promoteurs de thèse) ;

engagement des deux universités à délivrer, en cas de réussite, un diplôme de docteur ;

intitulé du ou des grades académiques délivrés ;

dispositions relatives à l’inscription et aux droits d’inscription, y compris d’éventuelles dispenses du payement des droits dans l’université partenaire ;

durée envisagée de la thèse et répartition du temps passé dans chacune des deux universités ;

langue(s) de rédaction et de soutenance de la thèse ;

modalités de dépôt, de composition du jury de thèse et d’organisation de la soutenance ;

dispositions relatives à la couverture sociale ;

dispositions relatives à la propriété intellectuelle ;

dans le cas d’une cotutelle avec une université de la Communauté française, répartition entre les deux universités du financement institutionnel et des droits d’inscription.

Comment le jury d’une thèse en cotutelle est-il constitué ?

Le jury de thèse est composé de commun accord entre les deux universités partenaires.

Le jury de thèse comprend au moins deux membres de l’ULB, dont le promoteur, porteurs du titre de docteur obtenu après la soutenance d’une thèse ou d’agrégé de l’enseignement supérieur, au moins deux académiques de l’université partenaire, et au moins un membre extérieur à ces deux universités.

Comment la défense publique unique est-elle organisée ?

L’épreuve comprend une seule soutenance privée et une seule soutenance publique, qui peuvent se dérouler soit dans une seule des deux universités, soit respectivement dans l’une et l’autre.

Si la soutenance n’a pas lieu à l’ULB, le doctorant y présente ses travaux dans le cadre d’un séminaire organisé avant la soutenance publique

Qui signe la convention de cotutelle ?

Afin de garantir l’engagement et l’accord des deux institutions partenaires, le Recteur (ou Président) de chacune des deux institutions et le Doyen de chacune des deux facultés concernées signent la convention, ainsi que les deux promoteurs et le doctorant.