Charte des thèses de doctorat

La préparation d'une thèse repose sur l'accord librement conclu entre le doctorant et le promoteur de thèse. Cet accord porte sur le choix du sujet et sur les conditions de travail nécessaires à l'avancement de la recherche. Promoteur de thèse et doctorant ont donc des droits et des devoirs respectifs d'un haut niveau d'exigence. Cette charte définit ces engagements réciproques en formalisant des éléments de déontologie expérimentés dans le respect de la diversité des disciplines et des Facultés. Son but est la garantie d'une formation de haute qualité scientifique. Le doctorant signe avec le promoteur de thèse et le Doyen de la Faculté concernée, au démarrage de la thèse, le texte de la présente charte, précisé et complété éventuellement par les parties, dans le respect des principes définis ci-dessous.

1. LA THESE, ETAPE D'UN PROJET PERSONNEL ET PROFESSIONNEL.

La préparation d'une thèse doit s'inscrire dans le cadre d'un projet personnel et professionnel clairement défini dans ses buts comme dans ses exigences. Elle implique la clarté des objectifs poursuivis et des moyens mis en oeuvre pour les atteindre. Le candidat doit recevoir une information sur les débouchés académiques et extra-académiques dans son domaine. L'insertion professionnelle souhaitée par le doctorant doit être précisée le plut tôt possible. Afin de permettre que l'information sur les débouchés soit fournie aux futurs doctorants du laboratoire ou du service, tout docteur doit informer son promoteur de thèse, ainsi que le responsable de l'École doctorale, lorsqu'elle existe, de ses projets d'avenir professionnel. Parmi les débouchés possibles, le promoteur informera le doctorant des possibilités de carrière académique en précisant clairement que l'U.L.B. ne peut pas engager tous les doctorants. Le futur promoteur de thèse et le responsable de l'École doctorale éventuelle informent le candidat des ressources éventuelles pour la préparation de sa thèse (mandats d'assistants ou d'aspirants F.N.R.S., bourses F.R.I.A., projets A.R.C., Mini-ARC, FIRST, bourses de l'U.L.B. ...) Les moyens à mettre en oeuvre pour faciliter l'insertion professionnelle reposent aussi sur la clarté des engagements du doctorant. S'il est inscrit dans une École doctorale, le doctorant doit se conformer à son règlement et notamment suivre les enseignements, conférences et séminaires. Afin d'élargir son champ de compétence scientifique, des formations complémentaires lui seront suggérées par son promoteur de thèse ou le responsable de l'École doctorale. Ces formations, qui font l'objet d'une attestation du promoteur ou de l'École doctorale, élargissent son horizon disciplinaire et facilitent sa future insertion professionnelle. Parallèlement, il incombe au doctorant, en s'appuyant sur l'École doctorale lorsqu'elle existe et sur la Faculté, de se préoccuper de cette insertion en prenant contact avec d'éventuels futurs employeurs (laboratoires, universités, entreprises, en Belgique ou à l'étranger).

2. SUJET ET FAISABILITE DE LA THESE.

L'inscription à la thèse de doctorat précise le sujet, le contexte de la thèse et l'unité d'accueil. Le sujet de thèse conduit à la réalisation d'un travail à la fois original et formateur, dont la faisabilité s'inscrit dans le délai prévu. Le choix du sujet de thèse repose sur l'accord entre le doctorant et le promoteur de thèse, formalisé au moment de l'inscription ou de l'accord de la Faculté. Le promoteur de thèse, sollicité en raison d'une maîtrise reconnue du champ de recherche concerné, doit aider le doctorant à dégager le caractère novateur dans le contexte scientifique et s'assurer de son actualité ; il doit également s'assurer que le doctorant fait preuve d'esprit d'innovation. Le promoteur de thèse doit définir et rassembler les moyens logistiques et scientifiques à mettre en oeuvre pour permettre la réalisation du travail. A cet effet, le doctorant est pleinement intégré dans son unité ou laboratoire d'accueil, où il a accès aux mêmes facilités que les chercheurs et assistants pour accomplir son travail de recherche (équipements, moyens, notamment informatiques, documentation, possibilité d'assister aux séminaires et conférences et de présenter son travail dans des réunions scientifiques). Enfin, pour leur part, les membres de l'équipe qui accueillent le doctorant, doivent exiger de ce dernier le respect d'un certain nombre de règles relatives à la vie collective qu'eux-mêmes partagent et à la déontologie scientifique. Le doctorant ne saurait pallier les insuffisances de l'encadrement technique du laboratoire et se voir confier des tâches extérieures à l'avancement de sa thèse [1] . Le doctorant, quant à lui, s'engage sur un temps et un rythme de travail. Il a vis-à-vis de son promoteur de thèse un devoir d'information quant aux difficultés rencontrées et à l'avancement de sa thèse. Il doit faire preuve d'initiative dans la conduite de sa recherche.

3. ENCADREMENT ET SUIVI DE LA THESE.

Le futur doctorant doit être informé du nombre de thèses en cours qui sont dirigées par le promoteur qu'il pressent. En effet, un promoteur de thèse ne peut encadrer efficacement, en parallèle, qu'un nombre très limité de doctorants, s'il veut pouvoir suivre leur travail avec toute l'attention nécessaire. Le doctorant a droit à un encadrement personnel de la part de son promoteur de thèse, qui s'engage à lui consacrer une part significative de son temps. Il est nécessaire que le principe de rencontres régulières et fréquentes soit arrêté lors de l'accord initial. Le doctorant s'engage à remettre à son promoteur autant de notes d'étape qu'en requiert son sujet et à présenter ses travaux dans les séminaires. Le promoteur de thèse s'engage à suivre régulièrement la progression du travail et à débattre des orientations nouvelles qu'il pourrait prendre au vu des résultats déjà acquis. Le promoteur a en outre le devoir d'informer le doctorant des appréciations positives ou des objections et des critiques que son travail pourrait susciter, notamment lors de la soutenance. En outre, l'École doctorale lorsqu'elle existe ou la Faculté dans le cas contraire désigne un comité d'accompagnement de trois personnes, dont le promoteur. Ce comité interagira avec le doctorant autant de fois que nécessaire et au minimum une fois par an. Le promoteur de thèse, après consultation du doctorant, propose la composition du jury de doctorat dans le respect des règles propres à chaque Faculté, ainsi que la date des soutenances privées et publiques.

4. DUREE DE LA THESE.

Une thèse est une étape dans un processus de recherche. Celle-ci doit respecter les échéances prévues, conformément à l'esprit des études doctorales et à l'intérêt du doctorant. La durée de référence de préparation d'une thèse est de quatre ans pour les boursiers et six ans pour les assistants. À la fin de la troisième année (cinquième pour les assistants), l'échéance prévisible de soutenance devra être débattue, au vu de l'avancement du travail de recherche. Des prolongations peuvent être accordées, à titre dérogatoire sur demande motivée du doctorant, après avis du promoteur de thèse. Au-delà du terme du financement prévu, la possibilité d'aides devra être explorée, notamment pour les doctorants rencontrant des difficultés sociales. Les prolongations doivent conserver un caractère exceptionnel. Elles sont proposées au Doyen de la Faculté sur avis du responsable de l'École doctorale, lorsqu'elle existe, après un entretien entre le doctorant et le promoteur de thèse. Elles interviennent dans des situations particulières du doctorant (travail salarié, surcharge d'enseignement, spécifié de la recherche inhérente à certaines disciplines, prise de risque particulier, réorientation majeure en cours de thèse). Elles ne sauraient en aucun cas modifier substantiellement la nature et l'intensité du travail de recherche telles qu'elles ont été définies initialement d'un commun accord. Pour se conformer à la durée prévue, le doctorant et le promoteur de thèse doivent respecter leurs engagements relatifs au temps de travail nécessaire. Les manquements répétés à ces engagements font l'objet entre le doctorant et le promoteur de thèse d'un constat commun qui conduit à une procédure de médiation (voir point 6 ci dessous).

5. PUBLICATION ET VALORISATION DE LA THESE.

L'impact de la thèse peut se mesurer à travers des publications réalisées dans lesquelles le doctorant apparaît comme auteur ou coauteur (qu'il s'agisse de la thèse elle-même ou d'articles originaux) ou par les brevets ou rapports déposés qui découlent du travail accompli par le doctorant.

6. PROCEDURES DE MEDIATION.

En cas de conflit persistant entre le doctorant et le promoteur de thèse ou les responsables du laboratoire, il peut être fait appel par chacun des signataires de cette Charte à un médiateur qui, sans dessaisir quiconque de ses responsabilités, écoute les parties, propose une solution et la fait accepter par tous en vue de l'achèvement de la thèse. La mission du médiateur implique son impartialité ; il peut être choisi parmi les membres de l'École doctorale lorsqu'elle existe ou parmi les membres de la Faculté. En cas d'échec de la médiation, le doctorant ou l'un des autres signataires de cette Charte peut demander au Doyen de Faculté la nomination par le Conseil Facultaire d'un médiateur extérieur à la Faculté. Un dernier recours peut enfin être déposé auprès du Recteur.

7. QUESTIONS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE.

Cette Charte n'apporte aucune modification quant aux règles relatives à la propriété et à la valorisation des résultats issus de la recherche universitaire (voir en particulier l'annexe n°142 du Conseil d'Administration).

[1] Cette recommandation ne vise pas les obligations contractuelles ou statutaires.