Le stage représente une occasion importante pour l’étudiant de compléter sa formation par une expérience de terrain qui lui permette de faire mieux le lien entre aspects théoriques appris dans les cours et pratique professionnelle.

Plusieurs objectifs généraux sont visés :

• se familiariser avec le monde du travail ou connaître de nouveaux milieux professionnels ;

• acquérir une vision pratique du fonctionnement d’une institution et de son intégration dans le domaine d’intervention ;

• développer et renforcer ses compétences professionnelles en lien avec sa finalité ;

• apprendre à adapter les méthodes et outils appris dans les cours à des situations professionnelles diverses et contextualisées ;

• construire et renforcer un parcours personnel cohérent et à forte valeur ajoutée en vue d’une future insertion ou réorientation dans le monde du travail.

Tous les stages doivent avoir un lien avec le domaine de spécialisation de la finalité suivie. La réussite des « cours de spécialité » caractérisant chaque finalité est donc très importante. L’étudiant doit en effet être en mesure de réussir son stage avec succès, de répondre correctement aux besoins de l’institution d’accueil et de profiter au mieux de la mise en application des éléments théoriques appris dans les cours.

Le coordinateur des stages accordera une attention particulière à la réussite de la part de l’étudiant des « cours de spécialité » suivis durant la première année de Master et au déroulement des « cours de spécialité » prévus en deuxième année.

Dans le cas de « cours de spécialité » non réussis en première année ou de difficultés particulières de l’étudiant dans un « cours de spécialité » de deuxième année, le contenu du stage pourra être adapté selon les indications du coordinateur.

Il est vivement conseillé aux étudiants d’effectuer leur stage sur une période continuée entre les mois de février et avril de la deuxième année du Master.

De manière exceptionnelle, pour des raisons pertinentes et discutées avec le coordinateur des stages, il est possible d’effectuer le stage dans une autre période ou en alternance sur une période plus longue.

Les étudiants qui réalisent leur deuxième année de Master en étalement peuvent réaliser leur stage pendant l’année d’étalement, en conformité avec les conditions administratives prévues pour l’inscription à l’ULB.

La durée (minimale) du stage peut varier selon la finalité ou l’option suivie par l’étudiant.

^*Pour les étudiants de cette option, 50 heures doivent être obligatoirement réalisées dans une maison de repos. L’étudiant a le choix entre deux options : 1/effectuer 108h en maison de repos ; 2/effectuer 50h en maison de repos et 58h en milieu hospitalier.

Les stages peuvent varier en fonction de la finalité suivie par l’étudiant, de son parcours personnel et de ses propres projets professionnels.

L’étudiant peut en particulier choisir entre deux types de stage:

• un « stage à visée recherche » : l’étudiant intègre une équipe de recherche au sein d’un laboratoire, d’une institution universitaire, d’un bureau d’étude..., et participe à la conception et/ou réalisation d'un projet de recherche. Ce type de stage s’adresse notamment aux étudiants qui souhaitent continuer une carrière scientifique ou avoir une expérience de recherche.

• un « stage à visée opérationnelle » : l’étudiant intègre des organisations ou des institutions du secteur public ou privé, afin de mieux connaître le milieu professionnel relatif à sa finalité de Master et de se confronter avec la mise en application d’aspects théoriques appris dans les cours. Il peut éventuellement participer à la réalisation d’enquêtes et d’études, mais dans une orientation plus appliquée.

Les étudiants choisissent leur lieu de stage en fonction de leurs propres intérêts, projets professionnels, des opportunités existantes et des échanges eus avec le coordinateur des stages.

Autant que possible, ce choix doit s’inscrire dans un parcours personnel cohérent : il est conseillé aux étudiants de bien réfléchir à ce qu’ils attendent de cette expérience et de choisir le lieu de stage pour la valeur ajoutée et les opportunités professionnelles qu’il peut apporter par rapport à son propre profil.

Critères pour la reconnaissance d'un organisme d'accueil

Pour garantir la qualité et la pertinence de l’environnement de stage, des critères sont prévus pour qu'une institution soit reconnue comme lieu de stage :

• l’organisme d’accueil doit intervenir dans le domaine de la santé publique ou dans un domaine ayant un impact sur la santé ; et, dans tous les cas, avoir un lien avec la finalité du Master suivie ;

• l’organisme d’accueil doit être en mesure d’assurer un environnement de travail adéquat et de permettre au stagiaire de réaliser son projet dans les meilleures conditions ;

• un maître de stage doit être identifié au niveau de l’organisme d’accueil et être en mesure d’accompagner l’étudiant dans la préparation et le déroulement de son stage.

Stages sur le lieu de travail déconseillés

Pour les étudiants qui travaillent déjà, il est fortement déconseillé de réaliser le stage sur leur lieu actuel de travail. L'objectif du stage est en effet celui de découvrir et de se confronter à de nouvelles pratiques, logiques et domaines de travail.

La réalisation du stage sur son propre lieu de travail devra donc être justifiée et sera acceptée seulement dans des cas spécifiques, à discuter avec le coordinateur des stages.

Stages à l'étranger

Des stages à l'étranger sont possibles et, dans certaines finalités, vivement conseillés. Toutefois, l’ESP n’est pour l’instant pas en mesure d’appuyer financièrement les étudiants qui veulent effectuer leur stage à l’étranger.

Les étudiant doivent disposer de ressources propres, postuler pour des bourses permettant de couvrir les frais liés au voyage et/ou au séjour à l’étranger, ou éventuellement négocier avec l’organisme d’accueil le remboursement d’une partie des frais.

L’étudiant devra s’assurer que les critères d’éligibilité aux bourses soient conformes aux critères prévus par l’ESP et avec le projet de stage.

La non obtention du financement ne pourra pas être une justification de la non réalisation du stage. Il est donc utile de réfléchir dès le début aux alternatives possibles.

La réalisation du stage et l’élaboration du mémoire de fin d’études sont deux épreuves bien distinctes. Les deux peuvent cependant être complémentaires et se nourrir mutuellement à travers un lien plus ou moins direct.

• Dans la plupart des stages, notamment les « stages à visée opérationnelle », la mission de stage peut concerner le même thème approfondi dans le mémoire de fin d’étude, mais elle doit surtout permettre de l’appréhender de manière complémentaire : à travers une meilleure connaissance des aspects opérationnels du sujet ; une meilleure contextualisation et compréhension des acteurs clés impliqués dans le domaine et de leurs rôles respectifs ; etc.

• Dans certains cas, et notamment lors de « stages à visée recherche », où l’étudiant contribue à un projet de recherche, les résultats scientifiques des enquêtes menées pourraient être présentés dans le mémoire de fin d’études.

Dans tous les cas, l’étudiant ne devra pas confondre le rapport final de stage avec le mémoire de fin d’études. Dans le rapport, l'étudiant doit surtout développer une réflexion critique par rapport à l’expérience professionnelle vécue (répercussions sur son développement personnel, manière dont le sujet est appliqué dans le domaine, etc.).

Le nombre de crédits ECTS^* associés à la réalisation et validation du stage obligatoire varie en fonction de la finalité ou de l’option suivie par l’étudiant.

^*ECTS = European Credits Transfer System

^**Un ECTS correspond à 30 heures d’activités d’apprentissage, dont 12 heures présentielles sur le lieu de stage.

Trouver et organiser un stage peut prendre entre trois et six mois, voire plus. Il est donc important pour les étudiants de commencer dès la première année à réfléchir à leurs propres intérêts professionnels et aux possibilités de financement disponibles, notamment en vue de stages à l'étranger.

Si les étudiants doivent rechercher de manière autonome et proactive leur stage, il est toutefois important de discuter avec le coordinateurs des stages des projets et institutions visés, afin d'obtenir des conseils et des orientations. La planification de la mission de stage doit être en outre définie avec le coordinateur des stages.

Pour décrocher son stage et attirer l’attention de l’organisme visé, il est très important de montrer la cohérence de sa candidature et la correspondance de son propre profil avec celui de l’organisme en question et de ses besoins. Il est donc essentiel de soigner sa lettre de motivation et son cv avant l’envoi d’une candidature, en veillant à adapter ces documents à l’institution et au type de stage visés.

Les appels à candidature pour des bourses de stage sont souvent clos des mois à l’avance par rapport au début du stage. Il est donc important de commencer les recherches de financement le plus tôt possible et de postuler dans les délais prévus.

Participer aux réunions d'information organisées par l'ESP...

En première et deuxième année du Master, des réunions d’information sont organisées pour les six finalités du Master. C'est l'occasion pour les étudiants de connaître les éléments clés de l’organisation des stages et de poser des questions aux coordinateurs de finalité et aux coordinateurs des stages .

...et par des organismes partenaires

Pour les étudiants qui envisagent de partir dans des pays du Sud, des modules de préparation au départ sont régulièrement organisés par l'ONG Cemubac.Plus d'informations sont disponibles sur le site internet : http://stagesud.ulb.ac.be/.

Au niveau de l’ULB, la Cellule emploi organise également tout au long de l'année des ateliers intéressants pour la préparation de CV et de lettres de motivation. Plus d'informations sont disponibles sur leur site

Consulter des sources pertinentes d'information

Plusieurs sites internet, journaux et revues spécialisées offrent aujourd'hui des informations intéressantes sur les possibilités de stage en santé publique et des conseils pour la recherche et la prération des stages. Les principales sources d'information sont disponibles à la rubrique Liens utiles.

Avant le début du stage, il est important pour l’étudiant de bien définir sa mission et l’objectif du stage, et de clarifier autant que possible les activités à mener, ainsi que les résultats attendus. Pour la préparation de son stage, l’étudiant doit donc développer une fiche projet de stage, où décrire l’organisme d’accueil, les objectifs de stage visés, les activités prévues et les résultats attendus, la période et les modalités concrètes de stage.

Une fiche à définir avec le coordinateur des stages

Les différents champs doivent être discutés et définis avec le coordinateur des stages, qui pourra ainsi mieux suivre l’étudiant dans son parcours de stage et s’assurer de la qualité et pertinence de la mission prévue.

Dans la planification du stage, il est également nécessaire d’impliquer, autant que possible, le maître de stage au niveau de l’organisme d’accueil et de développer un projet qui s’intègre de manière pertinente dans les activités et dans l’équipe de l’institution.

Le cas échéant, l’appui d’un conseiller scientifique peut être envisagé, en accord avec le coordinateur des stages, pour des questions plus scientifiques ou méthodologiques. Celui-ci peut être sollicité auprès des membres de l’ESP ou d’institutions externes.

Une fiche adaptée et indicative

Si le stage se déroule dans plusieurs endroits, il est possible soit d’élaborer des fiches séparées par organisme d’accueil, soit d’adapter les informations en une seule fiche présentant les différents organismes d’accueil et la cohérence de la mission globale de stage.

Cette fiche est indicative de la mission de stage prévue : les différents éléments pourront être précisés au moment de l’arrivé de l’étudiant sur le lieu de stage. Il est tout de même important de porter une attention particulière à la qualité du projet envisagé et à la clarté de sa présentation.

La mission de stage pourra être adaptée une fois le stage initié, en fonction du contexte, des difficultés rencontrées ou des nouvelles opportunités. Tout changement doit être justifié et discuté avec le maître de stage. Une fiche projet de stage mise à jour doit être transmise au coordinateur des stages pour information et accord.

La fiche projet de stage doit être signée par le coordinateur des stages et jointe en annexe aux quatre copies de la convention de stage.

La convention de stage est le document administratif qui règle les rapports entre les parties : le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’ESP, ainsi que leurs droits et obligations respectifs dans le cadre de l’organisation du stage.

Si le stage est effectué sur plusieurs lieux, il convient de le préciser dans la convention.

L’étudiant doit remettre quatre copies de la convention de stage signées par l’organisme d’accueil et lui-même au niveau du secrétariat de l’ESP, au plus tard quinze jours avant le début prévu du stage.

Chaque copie de la convention de stage doit être accompagnée de la fiche projet de stage signée par le coordinateur des stages.

L’étudiant pourra récupérer au niveau du secrétariat sa copie de la convention et celle qu’il remettra à l’organisme d’accueil le premier jour du stage.

La signature de la convention de stage par l’étudiant, l’organisme d’accueil et l’ESP, permet à l’étudiant de bénéficier de l’assurance fournie par l’ULB. Cette assurance est valable pendant toute la période du stage, que ce soit en Belgique ou à l’étranger, y compris dans le cas de stage à temps partiel réalisé en alternance ou durant les déplacements effectués pour le stage.

Dans le cas de stage dans un pays à risque, l’étudiant devra contracter une assurance complémentaire. La procédure pour contracter cette assurance est disponible sur le site de l'ULB.

En cas de stage à l’étranger, l’étudiant doit veiller à préparer les documents administratifs requis pour son départ et le séjour dans le pays de destination. Dans la mesure du possible, le coordinateur des stages fournit aux étudiants les informations nécessaires, mais il est de la responsabilité de l’étudiant de se renseigner des conditions d’accès dans le pays de stage.

Pour entrer dans certains pays, il est nécessaire d’être en possession d’un passeport valable et d’un visa. Les procédures d’obtention de celui-ci varient en fonction des pays et peuvent prendre plusieurs mois. Il est important de se renseigner suffisamment à l’avance auprès de l’ambassade du pays en Belgique.

Des vaccinations peuvent également être obligatoires. Des renseignements à ce propos peuvent être obtenus au niveau de cliniques spécialisées, comme la Travel Clinic du CHU Erasme (tél. 0032.25.55.47.08).

Pour les étudiants qui envisagent de partir dans des pays du Sud, des modules de préparation au départ sont régulièrement organisés par l'ONG Cemubac.Plus d'informations sont disponibles sur le site internet : http://stagesud.ulb.ac.be/.

Durant le stage, des difficultés particulières ou de nouvelles opportunités pourraient apparaître et justifier un changement dans la mission ou la durée du stage par rapport à ce qui avait été planifié dans la fiche projet de stage.

Changements dans la mission de stage

Tout changement dans la mission de stage (sujet, méthodes, tâches, etc.) doit être discuté et défini en accord avec le maître de stage et justifiée par des raisons pertinentes.

Le coordinateur des stages au niveau de l’ESP doit également en être informé et validé les changements souhaités dans la mission de stage. Pour cela, l’étudiant devra mettre à jour la « fiche projet de stage », y présenter la nouvelle mission et sa justification, et la transmettre au coordinateur des stages pour accord.

Changements de la période de stage

Pour des raisons pertinentes, l’étudiant peut bénéficier d’une interruption temporaire du stage. Les modalités de cette interruption doivent être définies en accord avec le maître de stage. Le coordinateur des stages au niveau de l’ESP doit également en être informé.

En cas de congé de maladie, celui-ci devra être justifié par un certificat médical envoyé à l’organisme d’accueil.

La durée globale du stage doit être respectée et correspondre au minimum à la durée requise pour valider le stage au sein de la finalité du Master suivie.

Les démarches à suivre par l'étudiant et le maître de stage en cas d'accidents corporels du stagiaire sont définies dans la convention de stage et dans les contrats d'assurance souscrits par l'ULB.

En cas d’accidents, le maître de stage doit prévenir immédiatement l’Ecole de Santé Publique et s’engage à le faire constater par un médecin.

Le stagiaire devra faire parvenir sans délai au service des assurances de l’ULB une déclaration d’accident en utilisant le formulaire disponible sur le site internet de l’ULB.

Si l’accident survient lors du déplacement aller/retour domicile/lieu de stage, le stagiaire doit utiliser ce deuxième formulaire, également disponible surle site de l'ULB.

Règlement intérieur de l’organisme d’accueil

Durant son stage, l’étudiant devra se soumettre au règlement intérieur de l’organisme d’accueil et se conformer aux conditions d’organisation du stage définies dans la fiche projet de stage et/ou qui lui seront communiquées par le maître de stage à son arrivée.

Respect de la confidentialité des informations

L’étudiant s’engage également à ne conserver, emporter ou copier aucun document appartenant à l’organisme d’accueil, sauf accord du maître de stage. Il doit également respecter les informations confidentielles dont il pourrait avoir connaissance durant son stage.

Les données récoltées pendant le stage pourront être utilisées dans une publication ou être diffusées seulement avec l’accord préalable de l’organisme d’accueil. Cet engagement vaut aussi bien pendant la durée du stage qu’après sa fin. Si des publications sont prévues comme résultat du stage, il convient de l’indiquer dans la fiche projet de stage et d’en définir les modalités en accord avec le maître de stage et le coordinateur des stages.

Accueil et encadrement du stagiaire

L’organisme d’accueil est responsable de l’accueil et de l’encadrement de l’étudiant tout au long de la durée du stage. Le principal interlocuteur de l’étudiant est le maître de stage, ou la personne qui l’accompagne dans la réalisation de son travail quotidien. Le maître de stage s’occupe de la supervision de l’étudiant et assure un environnement adéquat à la bonne réalisation de la mission de stage prévue.

En cas de difficultés ou de demandes d’information, le maître de stage et/ou l’étudiant peuvent prendre contact avec le coordinateur de finalité e/ou le coordinateur des stages au niveau de l’ESP.

Si l’appui d’un conseiller scientifique a été prévu au moment de la planification du stage, celui-ci peut également être contacté pour des questions méthodologiques ou scientiques.

Pour des questions liées à la couverture en assurance, le secrétariat de l’ESP peut être contacté.

Evaluation de la période de stage

A la fin du stage, le maître de stage est invité à remplir une fiche d’évaluation du stagiaire et à discuter avec l’étudiant de son appréciation. Un échange constructif permettra à l’étudiant de tirer des leçons de son stage en vue de futures expériences professionnelles. Cette fiche d’évaluation comprend quatre parties :

La « fiche d’évaluation du stagiaire par l’organisme d’accueil » doit être signée par le maître de stage ou par le responsable de l’organisme d’accueil.

L’étudiant devra annexer cette fiche à son rapport final de stage.

A la fin de son stage, l’étudiant doit également remplir une fiche d’évaluation du stage, où évaluer le travail réalisé, mais aussi le contexte et la qualité des conditions de stage qui lui auront été proposées par l’organisme d’accueil. C’est l’occasion pour l’étudiant d’analyser de manière critique sa propre expérience et de réfléchir à son auto-évaluation, mais aussi de mettre en évidence des éléments ayant influencé le déroulement du stage.

Cette fiche d'évaluation est très importante : le coordinateur des stages pourra en effet mieux comprendre le contexte spécifique du stage de l’étudiant, mais aussi mieux évaluer la pertinence de renouveler des partenariats de stage avec l’organisme d’accueil.

La fiche d’évaluation du stage par l'étudiant comprend quatre parties :

Si le stage a été effectué dans plusieurs organismes, l’étudiant devra remettre plusieurs fiches d’évaluation et évaluer les différentes expériences vécues.

Cette fiche d’évaluation est à remettre en format papier et en version électronique au coordinateur des stages au plus tard 1 mois après la fin du stage, en même temps que le rapport de stage, mais séparée de celui-ci (pour une question de confidentialité, contrairement au rapport de stage, cette fiche ne sera pas transmise à l’organisme d’accueil).

Un rapport critique et différent du mémoire

Terminé son stage, l’étudiant doit présenter dans un rapport final le travail réalisé et les principales leçons qu’il en a tirées. Il s’agit surtout de faire un bilan des activités réalisées et un retour critique sur cette expérience, de montrer comment les cours théoriques suivis dans le Master ont pu être appliqués dans un contexte professionnel, et de réfléchir à comment cette expérience pourra influencer son propre parcours professionnel.

Dans le cas de stages en lien avec le sujet traité dans le mémoire : le rapport de stage est un document distinct du mémoire de fin d’étude et ne doit pas être considéré comme l’introduction ou une partie du mémoire.

Structure et contenu du rapport

L’étudiant peut adapter la structure du rapport de la manière qui lui semble la plus adéquate pour mettre en valeur son expérience et montrer la pertinence de son analyse. Le contenu et la structure demandés peuvent varier en fonction de la finalité du Master suivie.

Le « rapport final de stage » est à remettre en format papier et en version électronique au coordinateur des stages 1 mois après la fin du stage et au plus tard 2 semaines avant la présentation orale.

Une fois validé par le coordinateur des stages, la version finale du rapport corrigée par l’étudiant sera transmise, en tout ou en partie, au maître de stage pour connaissance.

Si l’organisme d’accueil demande au stagiaire un rapport spécifique, l’étudiant pourra s’inspirer du rapport de stage validé par le coordinateur des stages et corrigé. L’étudiant doit envoyer ce rapport spécifique au maître de stage dans les délais requis par l’organisme de stage. Il peut également l’envoyer pour information au coordinateur des stages, lequel n’aura toutefois pas à le valider.

Outre rédiger un rapport de stage, l’étudiant doit également présenter oralement les éléments clés de son expérience de stage devant un Jury. Pour cela, une séance de restitution des stages est organisée en fin d’année dans chaque finalité, en fonction du programme pédagogique.

Le Jury est composé idéalement de trois membres :

• le coordinateur de la finalité (ou un membre académique désigné par lui en cas d’indisponibilité) ;

• le coordinateur des stages ;

• le conseiller scientifique le cas échéant, ou un expert choisi parmi les membres du corps académique ou scientifique de l’ESP ou auprès d'institutions extérieures.

Le maître de stage est également invité à assister à la présentation orale de l’étudiant et pourra, s’il le souhaite, donner des compléments d’information au moment de l’échange du Jury avec l’étudiant.

Pour la présentation orale, l’étudiant devra préparer un power-point et l’envoyer au coordinateur des stages une semaine avant la date prévue pour la séance de restitution.

La présentation orale durera environ 10 minutes et sera suivie de 5 minutes d’échanges avec les membres du Jury.

Si besoin, une deuxième séance de restitution pourrait avoir lieu début septembre.

L’évaluation finale du stage est une évaluation globale et se base sur les quatre parties de la grille d’évaluation finale du stage, remplie par le coordinateur des stages et finalisée ensemble avec les membres du Jury lors de la restitution orale :

La validation finale du stage permettra à l’étudiant d’obtenir une note sur 20 et d’acquérir le nombre de crédits ECTS correspondant à la finalité du Master suivie.

A la fin de leur parcours de stage, une fois terminé la restitution orale, les étudiants sont invités à évaluer l’organisation des stages au sein du Master en sciences de la santé publique.

Cette évaluation anonyme permet aux étudiants d'apprécier et formuler des suggestion concernant l’appui reçu durant la préparation et le déroulement du stage, ainsi que la qualité des outils d'information et de suivi/évaluation proposés par l'ESP.

Les étudiants pourront évaluer l'organisation des stages au moment de la collecte des avis pédagogiques des cours.

L’appréciation des étudiants est très importante ! Les remarques et suggestions formulées par les étudiants permettront en effet aux coordinateurs de finalité et aux coordinateurs des stages d’améliorer l’organisation future des stages.

Le contenu de cette rubrique sera bientôt disponible.

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Les étudiants et les organismes d’accueil peuvent contacter le secrétariat de l’ESP pour toute question liée à la convention de stage et à la couverture en assurance des stagiaires.

Pour les questions liées à la couverture en assurance, l’étudiant peut également contacter le service assurances de l’ULB ou directement l’agence ETHIAS, avec qui l’ULB a souscrit des contrats d’assurances.