Échanges hors Europe : point de vue administratif

1. Demande de bourse – documents à fournir

Tous les étudiants qui partent dans le cadre d’un programme d’échange ont la possibilité de postuler pour l’obtention d’une bourse. Même si vous ne souhaitez pas en faire la demande, ou si vous considérez que vous ne rencontrez pas les critères requis, nous vous demandons de rentrer le formulaire. Si vous demandez une bourse, ce formulaire peut déjà être accompagné des annexes (avertissement extrait de rôle et composition de ménage) requises. Le formulaire doit nous parvenir pour le 15 mars au plus tard.

2. Dossier pour l’université choisie

Chaque cas est individuel. Vous pouvez déjà rechercher les informations par vous-même, mais commencer concrètement votre dossier peut se révéler hasardeux, voire inutile avant la fin des présélections. Si vous êtes sélectionné, nous vous aiderons à monter votre dossier à heure et à temps, selon les requêtes de votre établissement d’accueil et la date limite pour poser votre candidature.

3. Contrat de mobilité – attestation de séjour

Ces deux documents sont incontournables de votre dossier administratif. Ils sont nécessaires pour valider académiquement votre séjour et surtout requis par les bailleurs de fonds pour le versement de votre bourse. Ici aussi, ils vous seront fournis individuellement avant votre départ. Respecter votre contrat est une obligation : lisez-le attentivement avant de vous engager !

4. Rappel : email @ulb

Le règlement général des études, article 67 alinéa 2 : impose l'usage exclusif de l'adresse@ulb pour nos communications officielles avec les étudiants. Elle sera donc notre moyen de communication privilégié. Si vous ne consultez pas régulièrement votre boîte ULB, il vous suffit d'activer la déviation automatique de webmail de votre mail vers l'adresse de votre choix (onglet 'tools' option 'Forward/Vacation ').

5. Rapport final

La remise du rapport de mobilité clôturera votre dossier administratif. Il est indispensable de remplir un formulaire qui vous sera transmis par email en temps utile et de nous le faire parvenir dans les 15 jours de votre retour. Ce n’est qu’une fois votre dossier complet que nous pourrons procéder au versement du solde de votre bourse éventuelle.

6. Annulation avant / après le départ

Les circonstances (une deuxième session, par exemple) feront peut-être que vous soyez obligé d’annuler votre séjour avant votre départ, sans conséquences particulières, si ce n’est que la place que vous n’occuperez pas est perdue pour l’ULB. Il n’en est pas de même une fois que vous serez sur place ! Sauf cas de force majeure, il ne vous sera pas permis de revenir.