offre d'emploi RC2013/07

Le Service des Relations Internationales du Département des Relations Extérieures de l'ULB

Un Assistant Administratif ou une Assistante Administrative à temps plein pour un contrat à durée déterminée d'un an.

Fonction

Local Administration Manager pour le nouveau programme Erasmus Mundus Masters Course in Tropical Biodiversity and Ecosystems - TROPIMUNDO (http://www.tropimundo.eu/) et aide administrative et logistique en lien avec les activités du service. La personne engagée sera amenée à :

• Accueillir les chercheurs visiteurs internationaux et les étudiants "Erasmus Mundus" ;

• Suivre et gérer les dossiers, entre autre : gestion des inscriptions des étudiants avec le Service des Inscriptions et soutien à la demande de visas et à la recherche de logements avec le Service des Logements ;

• Animer le réseau des partenaires du consortium, entre autre : contacts très réguliers avec le Coordinateur Général et les Coordinateurs locaux de TROPIMUNDO, contacts avec les animateurs des autres établissements partenaires, organiser des réunions de travail et des commissions de gouvernance de TROPIMUNDO, rédiger des courriers (y compris en anglais) ;

• Soutenir l'organisation d'événements et participer aux activités du Service des Relations Internationales.

Profil

Bachelier (graduat 3 ans) en secrétariat ou en gestion.

(les candidatures dont le diplôme est supérieur au niveau requis ne pourront être prises en compte)

Connaissances requises

• Excellente maîtrise orale et écrite du français et de l'anglais ;

• La connaissance d'autres langues constitue un atout (particulièrement les langues du consortium : le néerlandais, l'italien et/ou l'espagnol) ;

• Connaissance des logiciels informatiques administratifs classiques (Word, Excel, Outlook, etc...).

Qualités souhaitées

• Esprit logique ;

• Rigueur, sens de l'organisation et ponctualité ;

• Disponibilité et dynamisme ;

• Sens de l'accueil et du service ;

• Aisance dans les contacts humains dans un contexte multiculturel ;

• Esprit d'équipe, sens de l'initiative, autonomie ;

• Patience et persévérance ;

• Diplomatie et discrétion.

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Les candidatures (CV et Lettre de motivation) doivent être adressées par email à Madame Anne Lentiez, Coordinatrice-Directrice du Département, à l'adresse Anne.Lentiez@ulb.ac.be ou à Monsieur Pierre Quertenmont, Responsable du Service des Relations Internationales, à l'adresse Pierre.Quertenmont@ulb.ac.be, en rappelant le numéro de l'offre d'emploi (RC2013/07) .