offre d'emploi 2012/74

La Faculté de Médecine de l'Université libre de Bruxelles

Un ou une universitaire à temps plein à durée indéterminée (contrat statutaire). Engagement prévu pour janvier 2013.

Fonction

La personne recrutée sera appelée à seconder le Responsable de l'administration facultaire dans ses fonctions qui sont :

• Assurer la gestion administrative de la faculté en veillant à respecter les règlements internes et externes, les procédures et les calendriers intra-ou extra-facultaires.

• Préparer les réunions facultaires et gérer leur suivi administratif (Bureau, Conseil facultaire, Commission spéciale et autres commissions facultaires).

• Organiser, coordonner et superviser les tâches du secrétariat de l'administration facultaire.

• Etre le relais de l'information de l'administration générale vers la faculté et vice-versa.

• Aider le doyen dans la préparation des dossiers concernant la faculté.

• Examiner la législation en rapport avec l'organisation et la gestion de la faculté.

• Gérer les cadres et budgets.

• Etre le dépositaire de la " mémoire " administrative de la faculté.

• Participer activement à la gestion administrative de l'Université.

• Assurer la mise en oeuvre en faculté de nouvelles procédures.

Plus précisément, dans un premier temps, elle sera amenée à :

1)Organiser et coordonner le travail de l'équipe du secrétariat des étudiants (admission, stages, bacheliers, masters, masters complémentaires, doctorats, programme Erasmus) :

• Superviser l'instruction des dossiers d'admission des étudiants.

• Assurer la coordination de la mise en oeuvre des programmes d'études : grilles des horaires des cours et examens, encodage dans l'outil de gestion des horaires et des locaux, suivi quotidien des activités d'enseignements (tâches réalisées par l'équipe du secrétariat).

• Assurer la coordination de la gestion du parcours étudiant : inscription aux cours, stages et examens, délibération (tâches réalisées par l'équipe du secrétariat).

• Superviser l'organisation des mini-jurys du 4ème master en médecine.

• Participer aux délibérations des jurys d'examens.

• Superviser l'organisation des proclamations.

• Assurer l'interface avec les autres entités du campus Erasme (Ecole de Santé Publique et Faculté des Sciences de la Motricité) et les services généraux (Service des Inscriptions, Centre Technique Enseignement,...).

• Personne de référence pour toutes questions règlementaires.

• Assurer la gestion des procédures récurrentes et assurer la mise en œuvre des nouvelles procédures au sein de la faculté.

2)Organiser et coordonner la communication interne et externe (Brochures promotionnelles, Site web, Guide de l'étudiant, Demain bachelier, Demain master,...)

Les tâches confiées pourront être revues en fonction de l'évolution des besoins du service. La personne engagée devra utiliser une écoute active et attentive ainsi qu'une communication claire et efficace tant en interne qu'en externe.

Profil

Diplôme universitaire ou réussite du concours d'accession.

Connaissances requises

• Maitrise de l'outil bureautique et Internet.

• Parfaite connaissance orale et écrite du français.

• La connaissance du milieu de l'enseignement supérieur constitue un atout.

Qualités souhaitées

• Faculté d'analyse, de synthèse et de rédaction.

• Accomplissement des tâches avec rigueur dans le respect des textes et des échéances.

• Grande capacité d'organisation et de gestion.

• Sens de la communication, qualité d'écoute, vivacité d'esprit et sens de la négociation.

• Esprit d'équipe.

• Disponibilité.

• Capacité à comprendre les logiciels de gestion utilisés à l'ULB.

Bureau du 15 octobre 2012. Les canddiatures seront reçues jusqu'au 15 novembre 2012.

L'engagement est prévu pour janvier 2013. Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées à Madame Nathalie Nys, Responsable du Service Sélection, Recrutement et Mutation du Département des Ressources Humaines, par email à l'adresse emploi@ulb.ac.be en rappelant le numéro de l'offre d'emploi (2012/74).