offre d'emploi 2012/66CR

Le secrétariat de la Faculté de Médecine de l'Université libre de Bruxelles

Un Assistant administratif ou une Assistante administrative pour un contrat de remplacement à mi-temps et pour un contrat à durée déterminée (jusqu'au 31/12/2012 - prolongation possible) à mi-temps.

Fonction

Secrétariat du Programme Européen Erasmus

• Accueil et information des étudiants

• Gestion des dossiers des étudiants de la Faculté qui souhaitent partir à l'étranger et des étudiants extérieurs qui souhaitent venir à l'Université

• Personne-relais de l'information entre les étudiants, les enseignants et maîtres de stage de la Faculté et des Universités d'accueil

• Gestion des stages Erasmus

• Gestion de la base de données Erasmus et traitement des données

• Gestion de la page intranet Erasmus (My Exchange via Mon ULB)

• Mise à jour des pages web

• Supervision des étudiants jobistes

• Appui du Responsable académique du programme Erasmus en Faculté (organisation des réunions, préparation et gestion des dossiers, etc.)

En collaboration avec le service de formation continue, mise à jour de la liste des formations organisées par les membres de la faculté de médecine, édition des diplômes, personne de contact pour toute question

En collaboration avec la personne responsable de la délibération des étudiants de master en médecine (master 1 à master 4), participation active à la préparation des grilles, aux délibérations et au suivi post délibération.

Aide ponctuelle à toute tâche nécessaire au bon fonctionnement des secrétariats (délibération, proclamation, guichet, élection facultaire, etc.)

Ce profil de fonction pourra être revu en fonction de l'évolution des besoins du service.

Profil

Bachelor en secrétariat.

(les candidatures dont le diplôme est supérieur au niveau requis ne pourront être prises en compte)

Connaissances requises

• Maîtrise des outils Microsoft (Word, Excel, Outlook) et aptitude à l'utilisation de bases de données.

• Excellente maîtrise du français.

• Bonne connaissance de l'anglais écrit et parlé. La connaissance d'une autre langue est un atout.

Qualités souhaitées

• Esprit d'équipe.

• Autonomie dans le travail.

• Esprit de synthèse.

• Sens de l'organisation et des responsabilités.

• Précision.

• Diplomatie.

Décision administrative.

Les candidatures doivent être adressées à Madame Nathalie Nys, Responsable du Service Sélection, Recrutement et Mutations au Département des Ressources Humaines,par email à l'adresse emploi@ulb.ac.be en rappelant le numéro de l'offre d'emploi (2012/66CR).