Organiser un événement, un congrès, un colloque

À ne pas oublier...

Electricité: Il arrive fréquemment que les participants à un colloque oublient l'adaptateur nécessaire pour recharger leur téléphone ou leur ordinateur portable. Indiquez sur le site de l'événement ou au moment de la confirmation de l'événement qu'il faut se munir d'un adaptateur.
Si vous avez une demande particulière (rallonges, canon à chaleur, etc.): contactez Christian Vankeerberghen - Tél: 02 650 45 90 au Département des Infrastructures.

Protocole: Si besoin est, en fonction de l'importance des personnalités invitées, contactez le service du protocole du service public fédéral intérieur.
Pour un simple conseil ou pour le protocole interne, n'hésitez pas à contacter le Service de communication (Cérémonies)

Signalétique: Afin que les participants puissent trouver facilement les salles de conférence, pensez à préparer une signalétique avec l'identité visuelle du colloque (panneaux, flèches). Contactez: François Di Gloria - Tél: 02 650 22 22 au Département des Infrastructures - Exploitation Solbosch, peut vous y aider en réalisant des panneaux en forex avec lettrages.

Assurances:

• L’ULB a souscrit une assurance Responsabilité Civile. Une attestation d’assurance couvrant les activités (colloques, séminaires, conférences, etc.) peut être délivrée auprès du Département Financier. Il suffit d'adresser un mail à Mme Valérie Pagnan en reprenant le détail des activités (date, nombre approximatifs de participants, lieu, intitulé de l’activité, etc.).

• Dans le cadre d’évènements organisés à l’extérieur par un membre/service de l’ULB, il y a eu lieu de prendre contact au moins un mois à l’avance avec le DAF - Service des Assurances afin de couvrir les évènements et d’obtenir selon les cas des garanties complémentaires. Ce délai permet en cas de refus de l’assureur de trouver une autre compagnie d’assurance qui accepte de couvrir l’évènement.
  Ces garanties complémentaires peuvent entrainer le paiement d’une surprime. Cette surprime sera à charge du Service organisateur. Pour plus d’informations, contactez Mme Valérie Pagnan - Tél: 02/650 23 00.

• Lorsque vous organisez une exposition dans le cadre de vos fonctions à l'Université, vous pouvez assurer en tous risques les objets exposés, pendant le séjour ou lors du transport. Vous trouverez un résumé des conditions du contrat d'assurance en 2ème page du formulaire ainsi que le tarif des primes à charge des demandeurs. Pour être assuré, veuillez compléter le formulaire de demande d'assurance et le renvoyer à assurulb@admin.ulb.ac.be.

• Lorsque des activités sont organisées par des entités extérieurs à l’ULB, celles-ci doivent en principe être assurées et en apporter la preuve sur le formulaire de réservation des locaux de l’ULB.