Organiser un événement, un congrès, un colloque

Logistique

> Réservation des salles

>> À l'ULB

Consultez les pages du CTE pour les campus du Solbosch, de la Plaine, Erasme et de Gosselies (Point Centre).
Vous y trouverez la liste des salles (avec leur équipement), les personnes de contact et les tarifs de location.

Pour toute demande de matériel audio-visuel: vous pouvez contacter la cellule Auditoires du CTE.

Si vous souhaitez enregistrer votre événement (photo/vidéo): contactez la cellule Images du CTE.

Pour toute demande particulière (système d'amplification, cabines de traductions) la cellule Auditoires pourra vous mettre en contact avec des sociétés extérieures. Pensez à réserver votre matériel à temps!

>> Hors des campus

Hôtels (existence de package "all inclusive" pour des groupes de 50 à 100)

Salles pour congrès à Bruxelles:
>VISITBRUSSELS - contact : Elisabeth VAN INGELGEM, Meetings and Conventions Manager - Tél 02 549 50 51.
>Sur le site de BRUSSELS SPECIAL VENUES , découvrez un aperçu des salles disponibles à Bruxelles.
>Consultez également cette liste de salles disponibles à Bruxelles.

en Flandre:
Meeting in Brugge Congres Bureau et Gent Congres (Gent convention bureau)

Dès décision prise, réservez tous les lieux !

> Accès wifi

Pour les participants à des colloques, les organisateurs peuvent demander au Département Informatique, quelques jours avant l’événement, la création temporaire d’une adresse et d’un code d’accès génériques; une évaluation du nombre de personnes attendues est souhaitée. Contactez resulb@ulb.ac.be. Au-delà, des services comme Urbizone ou Eduroam sont en accès libre.

> Location de matériel

Besoin de tables, chaises, panneaux pour posters ?

Département des Infrastructures (en fonction du stock disponible) - Pierre Moucheron - 02/650 26 44

Sociétés de location de matériel telles que:
FESTI RENT - Chaussée de Boondael, 152-154 - 1050 Bruxelles - 02 640 41 40 - Fax 02 640 97 52 - info@festi.be.
CdS - Digue du Canal, 8 - 1070 Bruxelles - 02 381 32 01 - Fax 02 381 32 02 - info@cdsonline.be.

> Décoration florale et végétale

Décoration florale: "Un lien sans égal" - Christophe VANDEPEUTE - Chaussée de Waterloo, 593 - 1050 Bruxelles - 02 346 22 96 ou Woluwé Shopping Center - rue Saint-Lambert, 200 - 1200 Bruxelles - 02 762 46 25

Location de plantes "fraîches": FLORALIES GARDEN AND DECO - Mr Stéphane BODART (Wezembeek-Oppem)- 02 731 56 99

Plantes artificielles: Garden Sides - Monsieur Alain DILLEENS - 02/385.07.12

> Personnel d'accueil: hôtesses et jobistes

Pour les hôtesses: Catherine LESENT - MEETING AND OFFICE SERVICES - Rue du Roseau 19 - 1180 Bruxelles - Tél: +32 (0)475 330 367 - Fax: +32 (0)2 375 92 22 - www.maos.be.

Pour les étudiants jobistes:
Contactez ULBJob:

et au Département Financier:

Les différents documents nécessaires à l'engagement d'un étudiant sont:

• Formulaire Dimona

• Déclaration sur l'honneur

• Contrat de l'étudiant

• Envoi avant l'engagement de l'étudiant à Madame Briot

• Relevé des prestations : comptabilisation des heures et jours de travail

• Envoi au terme des prestations à Madame Briot

Vous pouvez télécharger tous ces documents sur les pages du Département Financier

> Nettoyage

Il est toujours utile d'informer le service de nettoyage de l'organisation de votre événement, veuillez contacter:

> Hébergement

Consultez notre liste d'hôtels (Accès intranet avec votre netID ULB).

> Restauration

Consultez notre liste de traiteurs ainsi qu'une liste de traiteurs "bio" ou durables dans les environs du campus du Solbosch

> Programme annexe (visites touristiques)

Outre le Service éducatif et culturel des Musées de la Ville de Bruxelles, d'autres opérateurs proposent des visites guidées de Bruxelles. Ces visites guidées consistent en des circuits de découverte générale de la ville ou sont organisées autour d'un thème. Consultez la liste des opérateurs.

> Transports et parking

L'ULB, de par sa situation centrale privilégie la mobilité douce (transports en commun, vélo):

• Consultez le plan des campus avec les fiches d'itinéraires de la STIB (transports en communs bruxellois).

• Consultez la liste des compagnies de transports.
  NB:Des tickets STIB seront très prochainement mis en vente via la centrale d'achat.

• Chèques Taxis Verts: l'ULB étant affiliée aux Taxis verts en tant qu'entreprise, vous avez la possibilité de commander des chèques taxis (en signalant que vous faites partie d'un service de l'Université) au n° de tél: 02 349 41 25.

• Sur le campus du Solbosch, le parking vélo est accessible aux visiteurs de 7h à 20H, sur base d'une copie du mail ou de l'invitation justifiant la réunion ou la conférence, à laquelle le visiteur se rend. À présenter aux gardiens du parking.

• Accès au parking du Bâtiment S (Campus du Solbosch):
  - En journée, les visiteurs peuvent accéder au parking moyennant une demande, deux à trois jours avant la date de l'événement, à Mme Vanderose, secrétariat de la Surveillance générale (Tél: 02 650 26 95). Une autorisation d'accès parking temporaire à apposer sur le pare-brise de la voiture vous sera alors envoyée par courriel.
  - Si les colloques ou conférences s’organisent le soir ou en fin de journée, le parking du Solbosch, après 19h, devrait avoir une capacité d’accueil suffisante.

> Sécurité

Les agents de la surveillance générale sont à votre disposition pour un conseil, une information ou une aide dans les domaines de la sécurité des biens ou des personnes.
Surveillance Générale:
Responsable : Michel Jacobs
Tél:02 650 32 02

Adjoint :Thierry Janssens
Tél: 02 650 26 09

Dispatching Surveillance générale: 02 650 26 14 ou 02 650 22 22