Organiser un événement, un congrès, un colloque

> Gestion et Budget

Gestion (ouverture de comptes)

L’organisation de colloques ou d’événements peut aboutir à l’ouverture de plusieurs comptes internes à l’Université car la législation comptable des universités impose une tenue des comptes par section budgétaire. Lisez les conseils du Département Financierpdf.

Budget

  • Établissez un budget prévisionnel que vous ajusterez au fil du temps.

  • N'oubliez pas de prévoir une réserve pour les imprévus et n'oubliez pas de tenir compte des montants TVA incluse.

  • Recettes: droits d'inscription (définir des taux de remboursement en fonction des dates d'annulation) et subventions éventuelles.

  • Dépenses: réservations de salles, location de matériel audio-visuel, de traduction, catering (pauses-café, déjeuners, réception…), rémunérations éventuelles des orateurs, frais de transport et d'hébergement des orateurs, location de panneaux posters, de tables, chaises, achat matériel promotionnel (badges, valisettes, stylos, …), cadeaux pour orateurs, signalétique, frais d'impression des documents, frais de publication des actes du colloque, jobistes, etc.

Gestion payante des inscriptions pour un colloque

L'ULB n'a malheureusement pas encore de solution complète pour la gestion et les paiements des inscriptions à un colloque.
Vous pouvez faire appel à un prestataire externe comme par exemple easyconferences.eu: Cette société crée un site web personnalisé (avec toutes les options de paiement demandées) qui permet aux participants de s’inscrire et de payer en ligne en utilisant une carte de crédit (ou bien par paiement bancaire). La société centralise les paiements et effectue des versements vers le compte de l’ULB à la demande.