Organiser un événement, un congrès, un colloque

Gestion et Budget

Gestion (ouverture de comptes)

L’organisation de colloques ou d’événements peut aboutir à l’ouverture de plusieurs comptes internes à l’Université car la législation comptable des universités impose une tenue des comptes par section budgétaire. Lisez les conseils du Département Financier.

Budget

• Établissez un budget prévisionnel que vous ajusterez au fil du temps.

• N'oubliez pas de prévoir une réserve pour les imprévus et n'oubliez pas de tenir compte des montants TVA incluse.

• Recettes: droits d'inscription (définir des taux de remboursement en fonction des dates d'annulation) et subventions éventuelles.

• Dépenses: réservations de salles, location de matériel audio-visuel, de traduction, catering (pauses-café, déjeuners, réception…), rémunérations éventuelles des orateurs, frais de transport et d'hébergement des orateurs, location de panneaux posters, de tables, chaises, achat matériel promotionnel (badges, valisettes, stylos, …), cadeaux pour orateurs, signalétique, frais d'impression des documents, frais de publication des actes du colloque, jobistes, etc.