Projet institutionnel SMILEY

L'ULB s'est engagée dans l'implémentation d'un système de gestion intégré. Ce projet, appelé SMILEY, programmé sur plusieurs années vise à améliorer la qualité des services rendus et les conditions de travail dans un environnement de plus en plus complexe.

Il s'agit d'un système informatique qui favorise une gestion transversale de l'institution. En effet, l'Université fonctionnait jusqu'à présent avec toute une série de systèmes cloisonnés qui coexistaient en parallèle. La mise en place de SMILEY signifie la suppression des doublons et tâches dupliquées ainsi que la synchronisation des informations en tous points de l'Université.

SMILEY SUP utilisant le logiciel SAP, reprend les fonctions support et couvre les domaines des finances, ressources humaines, projets et contrats de recherche et les achats. La tenue de la comptabilité se fait entièrement sur SAP du le 1er janvier 2011.

A terme, un certain nombre d'autres fonctionnalités seront accessibles directement par les utilisateurs via le portail.

Etat d'avancement des fonctionnalités accessibles via le portail

Fonctions actives

- extraits de compte en ligne (J+1)

- numérisation des pièces comptables visibles en lignes

- délégation de signature (A en consultation, D en substitution au titulaire)

Fonctions en test (dans 3 services)

- bons de commande en ligne (panier d'achats)

Fonctions en cours de développement

- note de frais en ligne

- demande de transfert en ligne

- demande de facturation en ligne