FAQ: Frequently Asked Questions

Table des matières

GUIDE DES PROMOTEURS (Août 2010)

Veuillez cliquer ICI pour consulter le nouveau guide des promoteurs

Coordonnées bancaires de l'Université

FACTURATION (Contrats de recherche, prestations pour tiers) :

ING Compte N° 375-1008170-31
Code IBAN BE04 3751 0081 7031
Code BIC BBRU BE BB

FORTIS Compte N° 001-5423222-28
Code IBAN BE37 0015 4232 2228
Code BIC GEBA BE BB

DEXIA Compte N° 068-2489056-63
Code IBAN BE40 0682 4890 5663
Code BIC GKCC BE BB

CBC Compte N° 732-0165376-42
Code IBAN BE77 7320 1653 7642
Code BIC CREG BE BB

Autres comptes :

FORTIS BANQUE
Agence Pesage
Av. du Pesage, 16
1050 BRUXELLES
Compte N° 210-0429400-33
Code IBAN BE79 2100 4294 0033
Code BIC GEBABEBB

ING BANQUE
Business Branch Institutionals
Rue du Champs de Mars, 23
1050 BRUXELLES
Compte N° 310-0150492-34
Code IBAN BE68 3100 1504 9234
Code BIC BBRUBEBB

BANQUE DE LA POSTE (ex CCP)
Rue des Colonies, 56
1000 BRUXELLES
Compte N° 000-0104859-02
Code IBAN BE32 0000 1048 5902
Code BIC BPOTBEB1

Assurance hospitalisation - IPA

L'Université a souscrit une assurance collective hospitalisation en faveur des membres de son personnel.

Pour toute demande de renseignements, vous pouvez contacter :
Mme Delphine Briot pour les membres du PATGS - Tél. : 02/650 20 78
Mme Murielle Van de Sande pour les membres du PES - Tél. : 02/650 35 13

la brochure de l'assurance hospitalisation - IPA.

Statut juridique de l'U.L.B.

L'université est un Etablissement d’Enseignement et de Recherche qui s'est vu accorder la personnalité civile par la loi du 26 mai 1970.

Frais de timbrage

Nous recevons fréquemment des demandes de renseignement au sujet des frais de timbrage. Ces demandes, bien légitimes, nous sont parfois adressées plusieurs mois après la date de facturation, ce qui entraîne alors des recherches fastidieuses et une perte de temps considérable. Dès lors, nous vous saurions gré de nous faire part de telles demandes au plus tard dans les 3 mois qui suivent la période de facturation concernée.

Prise en compte du pécule de sortie (simple et double pécule de vacances)

Lors de la rédaction de votre budget pour l'obtention d'un nouveau contrat de recherche, n'oubliez pas de tenir compte du simple et double pécule de vacances, même si le chercheur ou l'employé ne quitte pas l'Université durant la période de la convention.

Litige portant sur une facture

Lorsqu'un litige portant sur une facture est réglé, n'oubliez pas de contacter votre gestionnaire de compte pour lui signaler que la facture peut être débloquée et donc payée.

Remboursement de frais des années antérieures

L'ULB accepte de rembourser les frais de l'année en cours et de l'année antérieure. En effet, une règle fiscale prévoit d'indiquer dans la fiche 281.10 un OUI dans la case des frais remboursés. Cette fiche est établie par exercice fiscal pour chaque employé à qui des dépenses professionnelles ont été remboursées.

A fortiori, on ne peut donc y mettre des frais relatifs à un exercice précédent. Par souplesse, l'ULB accepte de rembourser les frais de l'année précédente mais pas les frais antérieurs à cette année là.

Justificatifs nécessaires à l'établissement des relevés de dépenses

Les justificatifs ou les demandes de transfert de pièces doivent parvenir au gestionnaire de compte au moins 15 jours avant la date ultime de l'envoi du relevé de dépenses.

Numéro de T.V.A. de l'Université

Depuis le 1er janvier 2008, l’ensemble des universités belges sont assujetties à la TVA pour certaines activités, Pour plus de détails, veuillez cliquer ICI pour consulter la note. L’U.L.B. est dès lors devenue un assujetti partiel-mixte. Son numéro de T.V.A. est le BE-0407626464

Libellé des factures

Toute facture à payer par l'ULB doit être libellée au nom de l'Université et contenir les mentions légales suivantes :

La date;
Le numéro d'ordre au facturier de sortie;
Nom et adresse du fournisseur ou prestataire (N° de registre de commerce si besoin);
Numéro de T.V.A. du fournisseur ou prestataire;
Nom et adresse de l’ULB et son numéro de T.V.A (BE-0407626464);
La date ou période de livraison ou "à livrer" "à fournir", etc.;
La dénomination, quantité, nature du bien ou service fourni;
Le prix et les éléments de la base d'imposition par taux T.V.A.;
Le(s) taux de la T.V.A.;
Le montant de la T.V.A. par taux, plus le total;
La devise de la facture;
La cause d'exemption de la T.V.A.

Déductibilité fiscale des dons à partir de 40€

Depuis le 1er janvier 2011, suite à l’indexation des barèmes par le SPF Finances, les dons faits en faveur de l’Université doivent atteindre 40 euros, et non plus 30 euros, pour pouvoir bénéficier d’une attestation de déductibilité fiscale.

Liste des natures les plus courantes

Si nécessaire, vous pouvez consulter la liste des natures les plus couramment utilisées dans le cadre des budgets de fonctionnement.

Numéro d'entreprise de l'Université

0 407 626 464.

D U N S Number de l'Université

283 01 77 39.

Per diem pour séjour à l'étranger

A partir du 1er juillet 2012:
Liste reprenant les montants maximum pour les pays de l'UE pour les missions débutant le 1er juillet 2012;
Liste reprenant les montants maximum pour le reste du monde pour les missions débutant le 1er juillet 2012.

Avant le 1er juillet 2012:
Liste reprenant les montants maximum pour les pays de l'UE pour les missions prenant fin avant le 1er juillet 2012;
Liste reprenant les montants maximum pour le reste du monde pour les missions prenant fin avant le 1er juillet 2012.

Note explicative (Bureau du 18/12/06) sur le Per diem et aide-mémoire reprenant les points principaux de la note.

Remboursement des frais de déplacement des professeurs nommés et inscrits aux programmes des cours, habitant à l'étranger.

Veuillez cliquer ICI pour connaître le tarif 2007-2008.

Indemnité kilométrique : 0,3456 €/km pour la période 1/07/2012 au 30/06/2013

Lorsqu'un membre du personnel utilise son véhicule personnel pour effectuer des missions professionnelles, l'Université peut rembourser forfaitairement les frais encourus. Pour être non taxable, l'indemnité forfaitaire utilisée doit être établie suivant des normes sérieuses, ce qui est le cas de l'indemnité accordée par l'Etat à son personnel. Ainsi, depuis de nombreuses années, l'Université rembourse les déplacements professionnels sur base de l'indemnité établie pour les agents de l'Etat.

Suite à l'Accord Sectoriel 2007-2008 pour la Fonction Publique, la formule d'indexation de l'indemnité susmentionnée a été modifiée afin de tenir compte de l'évolution des prix du carburant. En conséquence, depuis le 1er juillet 2008, l'adaptation annuelle est liée pour 80 % à l'indice général des prix à la consommation et pour 20 % aux prix du carburant.

L’indemnité forfaitaire est ainsi fixée à 0,3456 € par kilomètre parcouru pour les déplacements effectués entre le 1/07/12 et le 30/06/13. Pour les déplacements effectués entre le 01/07/11 et le 30/06/12, l’indemnité à appliquer est de 0,3352 € par kilomètre parcouru.

Déplacements professionnels en vélo : 0,20 € par km

Les déplacements professionnels effectués par des membres du personnel en vélo peuvent être remboursés forfaitairement à hauteur de 0,20 € par km (ne sont pas visés les déplacements domicilie-lieu de travail). Si le montant de l'indemnité est forfaitaire, il faut toutefois pouvoir apporter la preuve du déplacement. La demande de remboursement doit dès lors mentionner pour chaque déplacement l'endroit de départ (le lieu de travail) et celui d'arrivée, la date du déplacement, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Asbl - Simplification administrative.

La présente note reprend deux mesures récentes qui ont pour conséquence une certaine simplification administrative pour les associations sans but lucratif.

Publiée au Moniteur belge du 19 mai 2009, la loi portant des dispositions diverses contient un chapitre intitulé « Simplifications administratives pour les ASBL »

Sont reprises dans ce chapitre, deux mesures :

1. la substitution du numéro de TVA par le numéro d’entreprise dans les données contenues dans les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des administrateurs, des personnes déléguées à la gestion journalière, des commissaires et des personnes habilitées à représenter l’association (art. 9 de la loi de 1921)

2. la suppression de l’obligation de fournir au greffe du tribunal de commerce une copie du registre des membres lors de la création de l’asbl, tout comme de celle de mettre à jour annuellement ledit registre en cas de modification (art.26novies de la loi de 1921)

En remplacement de cette dernière obligation, la nouvelle loi prévoit que les associations doivent, en cas de requête orale ou écrite, accorder immédiatement l’accès au registre des membres aux autorités, administrations et services, y compris les parquets, les greffes et les membres des cours, des tribunaux et de toutes les juridictions et les fonctionnaires légalement habilités à cet effet et doivent fournir en outre à ces instances les copies ou extraits de ce registre estimés nécessaires par celles-ci ( art. 10 de la loi de 1921).

ASBL, AISBL et fondations : Dépôt des comptes annuels et du budget

La loi du 2 mai 2002 sur les associations sans but lucratif (ASBL), les associations internationales sans but lucratif (AISBL) et les fondations et ses arrêtés d’exécution (du 26 juin 2003 et du 19 décembre 2003) ont introduit une série de nouvelles règles relatives à la comptabilité et aux comptes annuels à partir de l’exercice comptable commençant le 1er janvier 2006. L’importance des règles varie en fonction de la taille des associations. Les ASBL, AISBL et les fondations ont l’obligation de tenir une comptabilité (simplifiée ou complète, selon leur taille), un inventaire et des comptes annuels. En règle générale, le conseil d’administration doit soumettre, chaque année, au plus tard dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, les comptes annuels de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant à l’approbation de l’assemblée générale (ASBL) ou à l’organe général de direction (AISBL). Les ASBL, AISBL et les fondations doivent ensuite déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce (« petites » associations) ou de la Centrale des bilans de la Banque nationale (« grandes » associations). Veuillez cliquerICIpour consulter la note concernant les petites ASBL et veuillez cliquerICIpour consulter la note concernant les grandes ASBL. Personne de contact : Département Financier, CEBCEA, Amédée Mvudi-Mwanga, 02 650 23 24, Amedee.Mvudi-Mwanga@ulb.ac.be

Vade mecum des actes et des documents relatifs aux ASBL.

Conformément à l’Arrêté-royal du 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des Asbl et des Fondations, la Cellule CEBCEA a réaliséun Vade mecum des actes et des documents relatifs aux asbl. Celui-ci vous donnera toutes les informations pour constituer ou modifier les statuts d’une asbl.

Prise en charge des frais relatifs à une connexion Internet à domicile

En sa séance du 29 septembre 2008, le Bureau de l'Université a adopté de nouvelles dispositions relatives à la prise en charge, par un compte de service, des frais liés à l'utilisation professionnelle d'une connexion Internet à domicile.

Dans ce cadre, des conditions préférentielles ont été négociées par l'Université auprès de deux opérateurs : Belgacom et VOO. Pour plus de détails, veuillez cliquerICI.

Les contraintes en matière de marchés publics.

Pour plus de détails, veuillez cliquezICIpour consulter la note.

Attestations et documents pour appels d'offres

Dans le cadre de réponses à des appels d'offres, les institutions demandent certains documents liés à l'ONSS, la TVA, les Impôts directs, les statuts, les comptes anuelles ... de l'ULB. Vous pouvez obtenir tous ces documents auprès de Jean-Marie DE BEMELS Tél.: 02 650 33 13 Email:jdebemels@admin.ulb.ac.be

Livraison de marchandises

Si votre service ne peut assurer à tout moment la réception de marchandises, nous vous encourageons à les faire livrer aux Magasins généraux. Ceux-ci vous les apporteront lors de leurs tournées. La livraison aux Magasins généraux permet d'éviter que vos colis ne soient déposés n'importe où dans votre bâtiment lorsque vous êtes absent.Les Magasins généraux se situent à l'avenue Paul Héger, accès 2 à 1050 Bruxelles. Ils sont ouverts de 8h à 12h et de 13h à 16h.

Enlèvement des équipements informatiques usagés

Pour l'enlèvement de vos équipements électriques obsolètes, c'est la Coordination Environnementale qui est compétente. Prière de compléter (et de leur envoyer) le formulaire disponible à cette adresse :http://wwwdev.ulb.ac.be/environnement/