J'ai trouvé moins cher ou j'ai besoin d'un matériel spécifique, que faire ?

C'est sans doute le moment de vous rappeler que la Centrale d'achats est issue d'un groupe de réflexion créé par le Conseil d'Administration, en vue de dégager des pistes d'économie pour l'Université. Le système mis en place repose sur le principe d'une double ristourne: une ristourne directe qui profitera immédiatement au service acquéreur et une ristourne différée calculée sur le volume d'affaires du fournisseur, cette dernière revenant in fine à l'Université. A prix égal, en achetant à un fournisseur de la Centrale d'achats, vous permettez à l'Université de réduire son déficit.

Si désormais, toutes vos commandes dans les secteurs intégrés doivent être adressées aux fournisseurs de la Centrale d'achats, cette règle ne peut avoir pour effet de vous pénaliser. Vous garderez, dès lors, la faculté d'acheter chez un autre fournisseur, dans les deux cas suivants :

• 1. S'il s'agit d'un produit spécifique, que les fournisseurs sélectionnés ne sont pas en mesure de fournir.

  Vous devez joindre alors à votre bon rose l'offre de prix du fournisseur choisi et la preuve que le fournisseur de la Centrale d'achats a bien été consulté et qu'il ne peut satisfaire votre demande.

• 2. Si vous trouvez chez un autre fournisseur le même produit moins cher :

  Pour permettre une comparaison correcte en terme de qualité du produit mais également en terme de service, le Service des achats devra obligatoirement disposer de l'offre écrite du fournisseur concurrent pour toute commande supérieure à 620 euros, c'est-à-dire celles nécessitant un bon rose.

Les termes "moins cher" doivent, en outre, s'interpréter conformément à l'esprit des décisions du Conseil d'Administration relatives à la Centrale d'achats. Il convient, en effet, d'éviter les dérives qu'impliqueraient une application littérale de ces termes: une offre inférieure d'1 eurocent au prix proposé par un fournisseur de la Centrale d'achats vous autoriserait ainsi à vous adresser au fournisseur de votre choix, ce qui n'a pas de sens.

La règle est donc la suivante:

• si la différence de prix entre l'offre écrite du fournisseur consulté - pour un produit et un service identique - et celle du fournisseur de la Centrale d'achats, est de moins d'1% avec un minimum de 10 euros, la commande sera obligatoirement adressée au fournisseur de la Centrale d'achats.

• si cette différence de prix est supérieure à 1%, avec un minimum de 10 euros, la Centrale d'achats aura la faculté de prendre en charge la différence de prix. Sa décision sera alors irrévocable.