La Centrale d'achats, pour quoi faire ?

Bénéficier de bonnes conditions d'achats

L'ULB commande annuellement pour près de 30 millions d'euros de biens et services divers (hors immobilier). Ce montant la place parmi les clients les plus importants de la Région bruxelloise et devrait par conséquent lui permettre d'obtenir des conditions d'approvisionnement attractives. Jusqu'il y a peu en effet, le morcellement des commandes ne permettait pas de bénéficier de bonnes conditions d'achats. L'étude réalisée préalablement à la création de la Centrale a montré que différents services ne payaient pas toujours le même prix pour un produit identique acheté chez un même fournisseur.

Grâce à la centralisation des achats, les prix négociés sont bien souvent plus avantageux . En outre, et dans l'objectif nécessaire de réduire le déficit de l'ULB, les fournisseurs sont amenés à offrir une ristourne supplémentaire sur le volume annuel de vente.

Obtenir plus d'attention des fournisseurs

On comprend aisément qu'un fournisseur n'offre pas la même attention à un client qui commande pour 1.000 euros qu'à un client qui commande pour 100.000 euros. L'harmonisation des politiques d'achats permet de passer du statut de client type PME à un statut de client "grand compte" et ce, au bénéfice de tous.

Toutes les grandes entreprises et/ou organismes publics fonctionnent selon ce schéma et la plupart des autres universités de la Communauté française se dirigent également dans cette voie.

Le statut de "grand compte" ouvre des portes, non seulement chez les fournisseurs actuels mais permet également d'intéresser des fournisseurs alternatifs qui ne s'adressent qu'aux grandes entités.

Harmoniser le parc de l'ULB et faciliter sa maintenance

En 1988, l'ULB a passé commande à plus de 4.500 fournisseurs. Pour plus de la moitié de ces fournisseurs, le total des commandes ne dépassait pas 1.250 euros. L'éparpillement était donc maximal. En outre, la gestion de ces 4.500 fournisseurs rendait le processus de commande lourd et complexe. Dans certains secteurs, tels que celui de l'informatique ou des photocopieurs, la gestion des contrats, des garanties, des maintenances, des mises à niveau du matériel, etc… est rendue quasi-impossible par la diversité du parc. De plus, cet éparpillement rendait très difficile l'établissement de l'inventaire légal.

Trouver le meilleur compromis service / prix

La négociation avec les fournisseurs ne vise pas qu'à obtenir le prix le plus bas mais plutôt le meilleur compromis entre le service désiré et le prix pratiqué.

Faciliter les services annexes

La centralisation des achats permet de faciliter la gestion des services annexes, tels que les assurances. Ainsi, le matériel informatique provenant des fournisseurs de la Centrale d'achats est automatiquement assuré tous risques pour 4 ans.

De même que la limitation du nombre de fournisseurs permet d'élaborer un système de gestion électronique des commandes.